Logística de una conferencia ¿Que se necesita?

Comodidad como punto central

Ofrecer comodidad es fundamental, ya que un oyente tenso o que esta incomodo será un oyente 'ausente'. Puntos clave son: asientos funcionales y ergonómicos, una ventilación adecuada así como baños suficientes y limpios.

Posición del atril

El atril es donde los conferenciantes colocan sus notas. Debe de colocarse en un lugar bien iluminado y que sea visible desde todos los ángulos del auditorio.Dependiendo del propósito de la conferencia (no es lo mismo una conferencia sobre motivación empresarial donde no hay interacción a una sobre motivación personal donde el público también participará) puede ubicarse al centro o en uno de los extremos del escenario.

Distribución de sillas y mesas

Si el público participará en actividades durante la conferencia, la ubicación de los asientos deberá ser lo suficientemente distanciada para permitir el paso entre filas. Si solo van a escuchar, como en conferencias de motivación empresarial y de negocios, este requisito puede omitirse.

Si se tendrán muchos asistentes, la altura del escenario deberá ser fijada en relación a la última fila, esto para que todos puedan ver claramente la conferencia.

Sobre el escenario irá una mesa grande en caso de contar con varios conferencistas y la colocación de un mantel sería lo mejor para cubrir el movimiento de sus piernas. Si se trata de una sola persona sentada una mesa pequeña sería más que suficiente e incluso opcional.

Equipo de sonido

Contar con un técnico de sonido es necesario para que de parte sobre el equipo necesario y los sitios dónde deberá ir colocado, todo a partir de especificaciones técnicas. Sin embargo, un técnico sin experiencia en eventos de oratoria podría sugerir una potencia que excede la necesidad del evento y esto podría ser contraproducente, por lo que es clave encontrar a alguien con una noción avanzada sobre este tipo de eventos.

No todas las conferencias tienen los mismo requerimientos

Tener presente que al hablar de logística no se habla sólo de objetos ni de cosas, sino principalmente de actitudes, de mantener todos los esfuerzos dirigidos al éxito del evento. Por otro lado se tiene que tener presente que no todos lo eventos tienen los mismos requerimientos, ya que por ejemplo, una ponencia protagonizada por conferencistas colombianos en otro país requeriría revisar aspectos muchos más extensos a los que aquí vemos, como transportación, hospedaje, entre otros.