En cualquier organización es normal que haya reuniones de manera periódica, ya sea para dar seguimiento a actividades programadas, actualizar objetivos y metas, o simplemente para ofrecer retroalimentación. El problema es cuando estas reuniones se vuelven tediosas o poco productivas, por lo que es fundamental aprender a tener reuniones efectivas.
Tener reuniones efectivas no solo evitará que los miembros de la organización bajen su productividad, se sientan agobiados e incluso desmotivados, sino que también permitirá un mejor avance en los temas a tratar, una mayor participación, así como una mejor integración dentro de la organización.
Por ello es que hoy en Smart Speakers, donde podrás encontrar conferencistas internacionales expertos en distintas áreas, te presentamos algunos tips para tener reuniones efectivas y productivas.
3 tips para tener reuniones efectivas y más productivas
Estimar una cantidad de tiempo realista para cada tema
Es bastante importante estimar la cantidad de tiempo que durará la reunión, así como el que se dedicara a cada tema a tratar, ya que permite planear el tiempo a usar para preguntas y respuestas, discusión, propuesta de soluciones, etc. La realidad es que la mayoría de las veces hace falta tiempo para cubrir todo lo anterior, por lo que si se organiza a detalle desde un inicio cuanto se le dará a cada punto, se puede llegar al final de cada tema sin tener que excederse del tiempo establecido.
Presentar los tiempos que tendrá la reunión para atender cada tema y punto en particular también permite a los participantes adaptar sus comentarios a lo establecido, o en caso contrario solicitar que se le asigne más tiempo cuando lo crean necesario. Todo esto servirá para ser más efectivos con el tiempo y con la manera en que se llevará la reunión.
Dar tiempo a los participantes de prepararse para la reunión
Distribuir una agenda de lo que se tratará en la reunión con antelación a todos los participantes les permitirá prepararse para cada punto que será tocado, por lo que es importante hacerlo siempre que sea posible. En ocasiones habrá reuniones urgentes o de emergencia que darán poco tiempo para prepararlas, pero en cualquier otro caso es fundamental dar tiempo a los participantes de saber de qué tratará la reunión.
Hacer la reuniones de pie
Realizar reuniones de modo que nadie esté sentado tiene ciertas razones detrás, que podrían ser vistas como ventajas frente al tradicional modelo de reunión. Una menor duración, menos distracciones y un mayor enfoque son algunas de las ventajas de realizar reuniones de pie, lo que puede ayudar a hacerlas más efectivas y productivas.
Recuerda, si quieres reuniones más productivas y efectivas comienza por seguir estos tips.
