El rápido cambio e incremento de los eventos virtuales que se ha dado en los últimos meses, en conjunto con el trabajo remoto, ha impactado importantemente en la forma en la que trabajamos todos, pero de forma particular en el trabajo de los organizadores de eventos. La tecnología en sus diferentes formas y aplicaciones se ha convertido en el sustento tanto de los eventos virtuales como de sus organizadores.
3 retos de la organización remota de un evento virtual
A pesar de que las herramientas tecnológicas para eventos virtuales, comunicación, colaboración y de administración de proyectos, han facilitado el trabajo virtual, aún existen obstáculos en nuestras actividades diarias. Estar consciente de estos retos te ayudará a reconocerlos cuando se te presenten en el día a día y generar soluciones para superarlos.
Mantener una buena comunicación
Sin duda, es más eficiente compartir ideas y resolver conflictos en persona. Aunque el correo electrónico y los sistemas de mensajería nos permiten tener una comunicación fluida en tiempo real, la experiencia no se iguala, sobre todo por la falta de la comunicación, expresiones o señales no verbales que podemos obtener de una interacción en persona, que dan contexto a la conversación y nos indican si es o no un buen momento para interrumpir.
Por otra parte, existe la tendencia de posponer situaciones pequeñas que requieren atención cuando trabajamos de forma remota, una decisión que fácilmente se puede convertir en un cuello de botella y detener actividades de otras personas que, en un entorno físico, se hubieran resuelto más rápidamente.
Controlar una agenda flexible
Mientras que trabajar en una oficina física tiene un horario determinado, una de las ventajas más conocidas del trabajo remoto es la posibilidad de tener un horario flexible que se adapte a tu estilo de vida. En el caso de la organización de eventos, en el que el trabajo se basa en un proyecto y una fecha límite, lejos de afectar resulta beneficioso contar con un horario flexible.
Sin embargo, a pesar de lo atractivo que suena, una agenda flexible viene también con desventajas. La principal es que en ocasiones puede resultar complicado establecer límites y separar la vida laboral de la personal. Adicionalmente, tanto el trabajo remoto como las diferentes agendas de cada persona, han provocado en muchos casos un aumento de las reuniones de trabajo, así como reuniones más largas y menos eficientes, que se convierten en un obstáculo para la productividad.
Dependencia de la tecnología
Con la tecnología como principal herramienta de trabajo y presente prácticamente en todas las áreas de nuestro trabajo, cada vez son más las actividades que dependen de herramientas digitales de comunicación y gestión de proyectos.
Esto se convierte en un obstáculo debido a que, especialmente las personas que no están familiarizadas con este tipo de herramientas, requieren un periodo de ajuste, así como del desarrollo de protocolos y buenas prácticas para que tanto el trabajo individual como el trabajo colaborativo se lleve a cabo de manera efectiva.
Asimismo, depender de la tecnología nos deja expuestos a los riesgos que representa utilizar herramientas digitales sin las medidas de ciberseguridad apropiadas, las cuales muchas empresas subestiman al día de hoy.
Mientras analizas estos obstáculos y buscas soluciones adecuadas para tu equipo de trabajo, toma en cuenta este par de tips básicos para que la organización de un evento virtual trabajando de forma remota sea más eficiente.
Dos consejos para mejorar el trabajo en equipo remoto
Ten claro el plan de trabajo y asigna responsables
Si bien siempre es importante establecer objetivos y un plan de trabajo, ahora con el trabajo a distancia a través de nuevas herramientas es más importante que nunca tener un proceso de trabajo bien definido y pasos a seguir claros que todos los miembros del equipo puedan entender fácilmente.
Asimismo es indispensable asignar responsables a cada una de las tareas definiendo claramente sus responsabilidades para que todo el equipo se encuentre en sintonía.
Registra y monitorea el progreso continuamente
Asegúrate de encontrar la mejor herramienta para que todo el equipo esté al tanto de las actividades que implica el proyecto y de su progreso. Asimismo busca dar seguimiento diario a preguntas o bloqueos que surjan en el proceso y agendar reuniones periódicas para evaluar el avance con todos los miembros del equipo.
El trabajo remoto nos tomó por sorpresa y algunas personas aún continúan ajustándose a este cambio. Para superar los obstáculos y nuevos retos que se presentan en las nuevas dinámicas de trabajo es indispensable contar con una comunicación abierta dentro del equipo de trabajo, así como actualizarse constantemente en temas tanto de tecnología como de liderazgo virtual, trabajo en equipo remoto y gestión de proyectos. Recuerda que si quieres sorprender a los miembros de tu organización con una conferencia o taller motivacional o formativo en Smart Speaker puedes encontrar a los más reconocidos expertos de México y el mundo, contáctanos y solicita una cotización.
