Con el despliegue de programas de vacunación, tanto en México como a nivel internacional, y los avances en control de la pandemia que poco a poco se van logrando, el mundo está empezando a retomar actividades y a pasar a la “normalidad” a la que estábamos acostumbrados antes de 2020. Sin embargo, esta normalidad sin duda tendrá nuevos componentes que tendrán que implementarse y pasarán a ser parte de lo cotidiano; con esto en mente, para aquellos que estamos en la industria, es importante empezar a imaginar lo que nos espera en el futuro cercano en términos de eventos presenciales.
De acuerdo a lo que hemos visto en los últimos meses y a lo que indican las tendencias, podemos estar seguros de al menos dos cosas: los eventos físicos deberán tener de ahora en adelante nuevos protocolos y medidas de seguridad, además de que los eventos virtuales, a los que tanto recurrimos durante el confinamiento, influenciarán los nuevos eventos presenciales y algunos componentes de éstos pasarán a ser parte de la nueva experiencia de eventos en vivo.
A continuación te presentamos algunos puntos a tomar en cuenta en tu estrategia, distribuidos en varias áreas que abarcan la planeación de un evento presencial.
Marketing
La forma en la que promocionarás tu evento es más crítica que nunca. Es importante sensibilizarse sobre la realidad de la pandemia, la cual puede diferir drásticamente no solo entre países, sino entre comunidades. Adicionalmente, justificar un evento presencial y convencer a los usuarios de que vale la pena asistir es un reto aún mayor hoy en día, por ello, necesitarás una propuesta de valor atractiva y un mensaje claro que la comunique de forma efectiva.
Tu estrategia de marketing también debe enfocarse en comunicar el o los componentes virtuales que tendrá tu evento (sin dejar de lado las ventajas de optar por la experiencia en vivo), así como las medidas de seguridad que se tomarán para beneficio de aquellos que decidan asistir al evento presencial.
Por último, ten en mente que al hacer un evento híbrido, es decir, un evento con componentes presenciales y virtuales, es posible que haya usuarios que decidan participar de último minuto (sobre todo si no tienen que viajar o transportarse a un lugar físico) por lo que la duración de tu campaña de promoción tendrá que ajustarse.
El componente virtual es clave
Al menos en el futuro inmediato, será imposible pensar en hacer un evento presencial que no incluya un componente en línea. Esto no sólo es una oportunidad para incrementar la audiencia (y las ganancias de tu evento), también es una pieza clave que se debe planear con el debido cuidado y esmero, sin minimizar su importancia o dejarlo en segundo plano. Es muy fácil que una mala planificación del componente virtual salga a relucir durante el evento, por lo que debes evitarlo a toda costa. Algunas preguntas que te ayudarán a crear una experiencia virtual a la altura son:
- ¿Estoy incluyendo a la audiencia virtual en la presentación?
- ¿Tengo implementadas dinámicas y canales de interacción para los asistentes virtuales?
- ¿Estoy dando la misma prioridad a la audiencia virtual en mi planeación?
- ¿Qué beneficios o extras estoy planeando para la audiencia virtual? ¿Son lo suficientemente atractivos?
- ¿El precio de los boletos para el formato virtual refleja el valor que recibirán los participantes?
Logística
La logística de los eventos presenciales también tendrá nuevos retos, desde asegurar el acceso a soluciones tecnológicas e infraestructura adecuada hasta asegurarse de que el venue que se va a agendar cuente con los protocolos y medidas de seguridad adecuados para llevar a cabo el evento sin ningún percance.
Comunicación
La comunicación antes, durante y después del evento también será clave. Además de la parte de marketing, que discutimos a detalle anteriormente, se deberán comunicar términos y condiciones, políticas de cancelación y reembolsos, aclarar políticas de exención de responsabilidad, tener un proceso de registro adecuado así como compartir las reglas de seguridad para los asistentes (a las cuales se obligan al momento de participar en el evento) para evitar confusión, dudas y posibles violaciones a las normas.
Los eventos presenciales poco a poco están volviendo a formar parte de nuestra vida cotidiana, sin embargo es ingenuo pensar que todo seguirá siendo como antes. Es necesario innovar en todos los aspectos de la industria, desde la planeación hasta la ejecución, para crear experiencias seguras, atractivas, que cumplan con las expectativas y exigencias de las audiencias y que ayuden a avanzar los objetivos del negocio, incluyendo la rentabilidad de este tipo de eventos. Los retos son mayores, pero la buena noticia es que los beneficios, tanto para organizadores como para asistentes, también lo pueden ser.
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