Ahora más que nunca es imprescindible que la planeación de un evento se lleve cuidando hasta el más mínimo detalle, poniendo especial atención en las medidas de seguridad necesarias para minimizar los riesgos por COVID-19, así como en el plan de acción para tratar alguna dificultad en caso de ser necesario.
Los eventos presenciales como los conocemos tendrán que evolucionar un poco y ajustarse a la nueva normalidad; de no hacerlo, los imprevistos pueden mermar la calidad del evento y la experiencia de los asistentes, lo que en turno puede traducirse en dolores de cabeza para tu negocio.
Es probable que tus eventos de ahora en adelante sean drásticamente distintos a los que habías realizado anteriormente en cuestiones de logística y del lugar en donde se realizarán; aquí te presentamos algunas cosas a tomar en cuenta:
Comunicación efectiva
La comunicación antes, durante y después del evento debe ser más clara y efectiva que nunca. La transparencia y eficacia para transmitir un mensaje, dar avisos, hacer promoción, comunicar protocolos o hacer follow up después del evento (en caso de que alguien resulte contagiado) serán claves.
Implementación de protocolos de seguridad
Las medidas de seguridad son imperativas en cualquier evento presencial que se vaya a llevar a cabo próximamente. El uso de cubrebocas en espacios cerrados, gel antibacterial, control de temperatura, lavado adecuado de manos y la sana distancia son algunos puntos muy básicos que no deben faltar.
Políticas de enfermedad
Las cancelaciones a último momento por enfermedad o por necesidad de entrar en cuarentena podrían estar a la orden del día. Ten un plan para saber qué hacer en caso de que tu staff, el conferencista o presentador se enferme antes o durante tu evento.
Espacios para aislamiento
¿Alguno de los asistentes tiene temperatura alta o comenzó a sentirse mal? Es necesario que el lugar donde se llevará a cabo tu evento tenga un espacio ideal para atender a una persona con síntomas y mantenerla alejada del resto de los invitados.
Retroalimentación
La retroalimentación por parte de los asistentes siempre ha sido de suma importancia para lograr experiencias que cumplan con las expectativas y que ayuden a alcanzar los objetivos de tu negocio; ahora también es importante para conocer si las medidas de seguridad, los protocolos y la ejecución del evento fueron considerados adecuados y si los participantes se sintieron seguros durante el mismo.
La ejecución de eventos presenciales seguirá teniendo nuevos retos y obstáculos que superar en el futuro cercano. La incertidumbre en tiempos de pandemia es de esperarse, por lo que la preparación exhaustiva y tener un plan B para todo son requerimientos que debes atender para que un imprevisto no te tome por sorpresa; no hay excusas: la seguridad de tus asistentes y él éxito de tus próximos eventos dependen de ello.
