Al organizar un evento para tu empresa o negocio es posible que tú mismo te encuentres desempeñando diferentes roles: organizador, productor, presentador, moderador y hasta técnico. Si bien, en un webinar pequeño puede ser sencillo realizar las primeras tres funciones, contar con el apoyo de otras personas para se desempeñen como moderadores o brinden soporte técnico tanto a ti como a los asistentes, facilitará que tú te ocupes sin distracciones de tus funciones y que la conferencia fluya sin contratiempos.
Como hemos comentado en varias ocasiones, una de las grandes ventajas de las conferencias virtuales es que no requieren ni de un gran staff ni de un sofisticado equipo tecnológico para llevarlos a cabo. Sin embargo, hay otros requerimientos más importantes que debes cuidar independientemente del tamaño de la conferencia y los recursos con los que cuentas para su organización, que te ayudarán a llevarla a cabo con asistentes satisfechos.
Además de tener claro el objetivo principal de tu conferencia y lo que quieres lograr con tu contenido, es importante que el enfoque incluya también satisfacer a la audiencia, lo cual lograrás a través de la forma en la que decidas desarrollar y presentar el contenido, así como con la ayuda del presentador o conferencista que realice la presentación y logre mantener a la audiencia interesada a través de la pantalla.
Estos breves consejos te ayudarán a asegurarte de que tienes cubiertos los aspectos de calidad más básicos de la organización de una conferencia en línea:
Prepárate con tiempo
Aunque planear con semanas o incluso meses de anticipación puede ser el escenario ideal, sabemos que no siempre existe la oportunidad de hacerlo. De cualquier manera, incluso si es un pequeño webinar que llevará a cabo una sola persona, no debes subestimar la complejidad del evento y es recomendable que inicies con la organización con la mayor anticipación posible, que dediques tiempo a mejorar la producción y a planear en caso de fallas e imprevistos.
Si bien el contenido es el centro, hay otros aspectos imprescindibles para llevar a cabo la presentación del contenido.
Revisa el equipo y la red
Lo ideal es que puedas tener la asesoría de un experto que te ayude a confirmar que el equipo y la red son adecuados para un webinar, así como a prepararte con un nuevo equipo de ser necesario o dispositivos de respaldo que respondan ante alguna falla o para mejorar la calidad de la transmisión.
Calidad en el contenido
Asegúrate de que el mensaje que quieres transmitir es claro y cumple con el objetivo de la conferencia en forma de contenido que es interesante para tu audiencia. Ni la mejor calidad de la transmisión ni el mejor conferencista puede compensar un contenido malo.
Habilidades del conferencista
Tan importante es la calidad del contenido como contar con un conferencista preparado, que comprenda los objetivos del evento y que cuente con habilidades para mantener a la audiencia interesada y genere engagement. Si buscas contatar un conferencista experto contáctanos y en Smart Speakers te apoyamos en la elección y contratación de tu conferencista.
Familiarízate con la tecnología
Una vez que eliges cuál o cuáles plataformas vas a usar para tu webinar, es importante familiarizar y capacitar a todas las personas involucradas en la organización del evento para que haya más personas capacitadas para intervenir en caso de un imprevisto.
Hasta las personas más preparadas y con más experiencia en la organización de eventos virtuales pueden enfrentarse a imprevistos o fallas, sin embargo, debes saber que ensayar y prepararte para situaciones inesperadas te dará oportunidades para solucionarlas rápidamente y sin que la audiencia lo note. Por otra parte, cada evento es una oportunidad de aprender, especialmente si eres nuevo en la organización de eventos virtuales, por lo tanto es importante que seas flexible y comprensivo tanto contigo mismo como con el resto del equipo, que no dejes de experimentar y, por supuesto, que aprendas de cada experiencia.
