Aún y cuando hoy en día los reflectores se encuentran en los eventos virtuales, poco a poco el avance en el combate al Coronavirus permitirá que retomemos partes de nuestra vida cotidiana que habían quedado en pausa, entre ellas los eventos presenciales.
Como ya lo hemos mencionado, como anfitrión es importante que la planeación de tus eventos sea adecuada para ofrecer opciones de accesibilidad e inclusión que garanticen una experiencia óptima para todos los invitados. Aunque varios de los consejos que compartimos anteriormente sobre eventos virtuales accesibles siguen siendo válidos para situaciones presenciales, aquí te compartimos algunos otros tips que pueden aplicar para lograr eventos presenciales accesibles.
En muchos casos, el proceso de registro es el primer contacto presencial con el invitado, por lo que es importante que éste sea una experiencia inclusiva. Previo al día del evento deberás preguntar con anticipación sobre cualquier solicitud especial, por ejemplo la necesidad de un traductor de lengua de señas, subtítulos, materiales de registro o de la presentación en formatos especiales (por ejemplo, con un tamaño de fuente más grande, o incluso en Braille), así como ofrecer la oportunidad de que los invitados reciban un tour del espacio donde se realizará el evento con antelación, en caso de requerirse.
Durante el evento, las mesas de bienvenida/registro deberán estar a diferentes alturas (en caso de contar con invitado en silla de ruedas), además de contar con formularios de registro accesibles, ya sean físicos, o digitales (se puede contar con una computadora o tablet con las funciones de accesibilidad activadas). Cualquier solicitud que se haya recibido previamente deberá haberse atendido satisfactoriamente, asegurándose de que los invitados que hicieron la solicitud estén al tanto.
Por supuesto, durante la presentación o el elemento principal del evento, el o los presentadores deberán seguir buenas prácticas de accesibilidad para asegurar que los presentes están participando de la experiencia de forma correcta.
Para lograr llevar a cabo eventos presenciales accesibles la planeación es importante, pero nada será tan crítico como la interacción y atención a los invitados con discapacidad. Algunos consejos básicos de interacción son los siguientes:
- Nunca asumir que alguien necesita ayuda
- Preguntar, luego asistir
- Evitar interactuar con las herramientas de apoyo de una persona con discapacidad, como por ejemplo equipo ortopédico, silla de ruedas, bastón, etc.
- Si necesitas llamar la atención de un invitado, hazlo sutilmente
- Hablar con exactitud al momento de dar asistencia, evitando referencias vagas y minimizando gestos con las manos.
Por último, toda la comunicación después del evento (encuestas, correos electrónicos, mensajes en redes sociales o mensajería instantánea, etc.), también deberá contar con las mismas características básicas inclusivas y de accesibilidad.
Al igual que sucede en los eventos virtuales, llevar a cabo eventos presenciales accesibles puede representar algunos retos que superar, por lo que el entrenamiento y sensibilización de todos los involucrados debe ser adecuado para asegurar que se están tomando en cuenta las necesidades de todos los asistentes por igual.
