A más de un año de haber llevado los eventos al ámbito virtual, muchos organizadores nos seguimos enfrentando al reto de mantener a la audiencia interesada en nuestras conferencias virtuales, ya sea en eventos 100% en línea o en los híbridos. Una forma de generar y mantener el engagement de los asistentes con nuestros eventos virtuales es permitir, ofrecer y facilitarles la creación de conexiones personales relevantes, tanto con el contenido del evento como con los otros asistentes.
Estos consejos pueden servirte de guía a la hora de planear tu evento virtual o híbrido para generar experiencias satisfactorias para todos.
Motiva a los asistentes a expresarse
La manera más común de invitar a los asistentes del evento a participar e interactuar es con comentarios a través del chat a los largo de las conferencias, o bien, durante las sesiones de preguntas y respuestas; sin embargo, debes considerar que siempre hay oportunidad para mejorar e incluso crear nuevas estrategias de participación más creativas e interesantes.
Un ejemplo es la actividad que realizó Sharon Fisher, CEO de Play with a Purpose, quien invitó a sus asistentes a escanear con su smartphone un código QR que los llevaba a una aplicación web de ilustración en la cual dibujaban su respuesta a determinadas preguntas.
Este tipo de dinámicas se pueden presentar en cualquier parte de la conferencia, ya sea como parte de la presentación principal o como una actividad adicional del evento.
Mantén el contenido virtual corto e interesante
Con el trabajo en casa, las reuniones virtuales y los eventos en línea hemos escuchado hablar del término “zoom fatigue”, que se refiere precisamente al cansancio y aburrimiento que genera pasar tanto tiempo en reuniones virtuales. Con el objetivo de evitar que nuestros asistentes sean víctimas del “zoom fatigue” en nuestras conferencias virtuales, es recomendable organizar el contenido en formatos distintos y cortos, de manera que sea posible ofrecer más información que sea más fácil de consumir y de generar engagement.
Además de manejar distintos formatos para presentar el contenido, los breaks ayudan a reducir la fatiga digital y suelen ser más efectivos si además de ser un descanso, mantienen a las personas dentro de la plataforma del evento y les permiten interactuar entre sí o se ofrecen actividades sencillas, como ocurriría en un evento presencial.
Permite e incentiva que las personas tomen decisiones
Las plataformas para eventos virtuales cuentan con funcionalidades avanzadas que hacen el trabajo de los organizadores más fácil además de enfocarse en brindar una experiencia más personalizada a los asistentes, por ejemplo, analizando los perfiles de los asistentes y estableciendo conexiones entre ellos de acuerdo a sus intereses o puestos de trabajo.
Aunque estas opciones son muy útiles también resulta importante que cada persona tenga la posibilidad de decidir qué quieren hacer, qué contenido quieren consumir y con quién desean interactuar dentro del evento.
Aprovecha las posibilidades del entorno virtual
Es indispensable que como organizadores de eventos comprendamos que las conferencias virtuales no son solamente un sustituto de las presenciales y que su objetivo no es únicamente igualar la experiencia, sino que el entorno virtual nos ofrece un abanico de posibilidades infinitas que, en muchas ocasiones, van más allá de las posibilidades de un evento presencial. Por lo tanto, una vez que comprendas esto es recomendable que te pongas creativo y empieces a buscar nuevas formas de sacarle ventaja al entorno virtual, ya sea para llevar tu evento virtual un paso más allá o para complementar tu evento híbrido.
Haz que los asistentes deseen asistir al evento presencial
Si bien en este último año hemos descubierto los beneficios de los eventos virtuales, como la conveniencia y la accesibilidad de asistencia, existen experiencias irremplazables de los eventos presenciales que no los dejarán extinguirse. Recordemos que uno no es necesariamente mejor que otro, pero juntos pueden ofrecer mejores experiencias y a una mayor cantidad de personas, además de apoyarse en la promoción que se hacen el uno al otro, de forma que en el evento presencial puedes ofrecer contenido exclusivo que invite a los asistentes virtuales al próximo evento presencial, o bien, contenido digital que invite a los asistentes presenciales a interactuar en línea.
Finalmente, para llevar a cabo con éxito estos consejos, dedica tiempo a conocer a tu audiencia, desde su perfil demográfico y sus intereses hasta su experiencia con la tecnología y sus expectativas de la conferencia, de forma que el contenido y las dinámicas que realices sean efectivas y tengan el impacto esperado en la audiencia para generar engagement.
