Los eventos híbridos han sido señalados como el futuro de la industria: su propuesta de valor está en que combinan lo mejor de los eventos presenciales y los eventos virtuales, pues a través de ellos se puede lograr una mayor cantidad de asistentes de forma relativamente sencilla sin dejar de lado la vibra y energía que se transmiten en un evento en vivo, y así complacer tanto a los asistentes que están listos para comenzar a salir y recuperar la cotidianeidad como a aquellos que prefieren seguir interactuando de forma virtual por el momento.
Dejando de lado las ventajas y los posibles mayores beneficios de los eventos híbridos, es importante recalcar que su ejecución requiere de una mayor planeación y de superar más obstáculos; una tarea más difícil, pero para nada imposible.
A continuación puedes encontrar 4 consejos concretos que te ayudarán a llevar a cabo un evento híbrido exitosamente:
Conoce las necesidades de tu audiencia
Para todo evento es necesario conocer exactamente a quién está dirigido. Una vez conociendo la audiencia, es entonces cuando podrás entender mejor cuáles son sus prioridades, sus comportamientos y, sobre todo, sus expectativas. Dependiendo de este target podrás determinar si un evento híbrido es la respuesta correcta y qué requisitos deberás implementar para satisfacer las necesidades de ambos tipos de invitados.
Implementa políticas flexibles
Las restricciones de movilidad en muchos lugares están cambiando de forma constante, por lo que debes acoplarte a la realidad y ofrecer políticas flexibles ya sea para cancelar entradas o para hacer cambios (por ejemplo, pasar de una entrada virtual a una presencial, y viceversa) en caso de que sea necesario, todo dentro de un criterio razonable tanto para ti como para el público.
El contenido y logística de tu evento deben ajustarse a todas las audiencias
Como ya se mencionó, las expectativas y necesidades de un público virtual y uno presencial no son las mismas, por lo que el contenido de tu evento deben ajustarse para ser igual de atractivo y útil para todos, al igual que cuestiones de logística como horarios, tiempos de presentación y descansos, por mencionar algunas.
Establece expectativas para los asistentes
Para tener un público satisfecho es importante que desde el inicio seas capaz de comunicar efectivamente las características de tu evento, incluyendo si se trata de un evento híbrido y lo que significa, lo que marcará la pauta en cuanto a expectativas. Si el público conoce de antemano lo que puede esperar, será capaz de tomar mejores decisiones y evitarás que se cree falsas ideas.
Los eventos híbridos son una cosa más de la nueva realidad a la que tanto planeadores de eventos como audiencias deben acostumbrarse. Es probable que las primeras veces no todo salga perfecto, pero por ello es importante planear, analizar casos de éxito, tener una mente abierta, ser flexibles y estar dispuestos a innovar y experimentar; solo así se podrá ir refinando la fórmula hasta encontrar la ganadora.
Si te encuentras planeando un evento virtual, presencial o híbrido en cualquier país de latinoamérica contáctanos para asesorarte en la elección y contratación del mejor conferencista para tu evento. Con oficinas en México, Colombia y Chile, nuestros asesores te ofrecerán atención personalizada y seguimiento hasta la realización de la conferencia.
