Todos queremos volver a esa “normalidad” a la que estábamos acostumbrados y poder realizar nuestras actividades como se hacían antes. En el caso de la planeación y la asistencia a eventos, aún y cuando puedes implementar reglas de distanciamiento social a la hora de llevarlo a cabo, es imposible que estés pendiente de todos y cada uno de los asistentes y te asegures de que están siguiendo las indicaciones. Por ello, como organizador de eventos es importante que te anticipes a los comportamientos del público y tengas una planeación efectiva en cuanto a medidas de seguridad para lograr que tu evento o conferencia se lleve a cabo cumpliendo con las medidas de seguridad requeridas y minimizando riesgos para todos los involucrados; tu trabajo será hacer que esta nueva normalidad se asimile y se convierta en eso, en algo normal.
En primer lugar puedes considerar incluir un descargo de responsabilidad para los asistentes cuando se trata del riesgo de transmisión en donde especifiques qué tipo de circunstancias caen bajo tu responsabilidad y cuáles no. Además de esto también puedes establecer reglas y lineamientos de seguridad y requerir que los invitados las lean, las entiendan, y estén conscientes de que el organizador puede reservarse el derecho de admisión al evento en caso de que las personas no cumplan con ellas; si tu comunicación es clara desde un principio, será más sencillo para los asistentes ajustar sus expectativas y comportarse de acuerdo a lo requerido.
Tener reglas estrictas para evitar la propagación de COVID-19 en tu evento no significa que el mismo no pueda ser una experiencia enriquecedora, atractiva, dinámica y acogedora para el público; afortunadamente existen muchas medidas de cuidado que puedes emplear para controlar y minimizar riesgos. Aquí te compartimos algunas de ellas:
Crea un sitio web o app
Tener disponible un sitio web o incluso una app para tu evento en donde los asistentes puedan tener toda la información relevante a la mano, e incluso herramientas que mejoren la experiencia (por ejemplo opciones para comunicarse o hacer networking) es una buena opción para evitar el contacto físico innecesario.
Sistema de medición de temperatura
A estas alturas ya es de conocimiento general que uno de los síntomas del COVID-19 es la fiebre; por ello debes desplegar un sistema para medir la temperatura de la gente al ingresar al recinto. Este punto de inspección también puede servir para que el personal que maneje la entrada tenga oportunidad de escanear a los asistentes y buscar otros indicios de la enfermedad como congestión nasal o tos de forma sutil.
Medidas básicas de distanciamiento social
Los eventos presenciales post-COVID-19 deben cumplir con reglas más estrictas en cuanto a la capacidad de invitados que puede haber. El número dependerá del recinto en donde se vaya a llevar a cabo, pero es importante no saturar el venue ni saltarse otras medidas básicas como los espacios entre asientos, señalización adecuada (que también puede aprovecharse con fines publicitarios) y rutas de entrada y salida, por mencionar algunas.
Reglas de uso de cubrebocas y otros protocolos
Dependiendo de las condiciones de tu evento y dónde se llevará a cabo, así como de las normativas de las autoridades locales, el uso de cubrebocas puede o no ser opcional. Sin embargo, es importante notar que el riesgo de propagación de la enfermedad es mucho mayor cuando se trata de eventos cerrados, por lo que deberías considerar fuertemente hacer obligatorio el uso de cubrebocas e incluir esta regla claramente en toda tu comunicación; dependiendo del presupuesto disponible para el evento, puedes incluir brindar cubrebocas gratuitos a los asistentes.
También deberás tener disponible gel antibacterial y/o toallas desinfectantes en diferentes puntos de acceso y otras zonas dentro del recinto y tener un protocolo de desinfección periódica de áreas comunes.
Infraestructura de seguridad
Además de las medidas del punto anterior, también es imperativo que dentro de tu planeación incluyas reglas claras para el staff y proveas el equipo de seguridad necesario, así como otro tipo de infraestructura de seguridad como por ejemplo barreras de plexiglás, señalización, ventilación, estaciones de autoservicio e implementación de pagos electrónicos y sin contacto, por mencionar algunos.
Catering
Si estás considerando proveer alimentos y bebidas en tu evento, deberás discutir la logística con el lugar en donde se llevará a cabo y consultar si sus normas de seguridad lo permiten, y bajo qué medidas. Es factible que la planeación de este punto sea complicada, por lo que deberás evaluar si verdaderamente vale la pena. Puede que el reto sea mayor, pero tampoco significa que sea imposible.
Estación médica
Como en cualquier evento, es recomendable tener disponible profesionales y/o equipo médico para atender alguna emergencia, así como áreas de aislamiento que puedan utilizarse en caso de requerirse.
No se puede negar que los retos para llevar a cabo un evento presencial seguro en pandemia son mucho mayores, pero también existe una gran variedad de herramientas y estrategias a las que se puede echar mano para crear un evento exitoso y minimizar riesgos para los asistentes, los presentadores y el staff. Hacer este esfuerzo adicional es imprescindible y valdrá la pena para lograr que los participantes se sientan seguros y cómodos y tengan una experiencia valiosa y productiva.
