Los sentimientos de aprehensión y ansiedad, así como otras preocupaciones de diversa índole son obstáculos que están presentes en la nueva realidad post-COVID-19 y que la industria de la planeación de eventos deberá navegar en el futuro inmediato, aún y cuando hay un panorama optimista y los esfuerzos de control de la pandemia siguen avanzando.
Para manejar estos temores y generar un poco más de certidumbre, aquí compartimos algunos consejos para calmar la ansiedad de regresar a eventos presenciales.
Aceptar la ansiedad como una realidad inevitable
Lo primero es comprender que sentir ansiedad por la reapertura de lugares y la reactivación de actividades será algo normal para muchas personas; después de meses de distanciamiento social, cuarentenas y otras restricciones, es posible que nos tome un poco de tiempo el volver a acostumbrarnos al ritmo de vida que llevábamos antes.
Es importante que como empresa comuniques el mensaje de que estos sentimientos no tienen nada de anormales y reflejan preocupaciones colectivas, y por lo tanto se toman en cuenta para crear medidas y tomar precauciones que mitiguen los riesgos y hagan de tus eventos presenciales una experiencia lo más segura posible.
Mostrar flexibilidad
La flexibilidad puede calmar la ansiedad de regresar a eventos presenciales de distintas formas: por ejemplo, creando experiencias híbridas para tus eventos que combinen componentes tanto de eventos presenciales como virtuales, experimentando con nuevas dinámicas, incluyendo cambios en la logística, ofreciendo políticas de reembolso o cancelación un poco más laxas, y tomando en cuenta los comentarios y retroalimentación de los asistentes para aprovechar sus sugerencias e implementarlas en futuros eventos con el fin de que las necesidades de distintos perfiles de asistentes sean cumplidas, pero claro, sin olvidar tus objetivos como negocio.
Actuar con honestidad y transparencia
Pretender que la pandemia y sus riesgos no existen, o incluso minimizarlos, puede hacer que tus clientes te perciban como poco profesional o que no te tomen en serio. No se trata de mentir y hacer como que todo está bien, sino de enfrentar la nueva realidad y tomar las medidas necesarias para crear eventos presenciales seguros, creando nuevos protocolos para este fin. Si la audiencia sabe que tomas en serio los retos y además ve que estás tomando acciones para crear experiencias seguras, esa transparencia y honestidad hará que la ansiedad y los miedos que pueden llegar a sentir se vean reducidos.
La creación e inclusión de estos nuevos protocolos y procedimientos en la logística de tus eventos presenciales no es suficiente si no tomas medidas para que se cumplan. Estas medidas deberán incluir una comunicación efectiva entre todo el staff, los organizadores y la audiencia para que todos conozcan las reglas que hay que seguir, así como facilitar códigos de conducta, descargos de responsabilidad, entre otros. La honestidad y transparencia serán claves.
Combinar una estrategia de comunicación abierta, honesta y transparente, así como la implementación de protocolos efectivos de seguridad y la disponibilidad para mostrarse flexible ante un panorama que puede cambiar sin aviso previo, de la noche a la mañana, serán fundamentales para calmar la ansiedad de regresar a eventos presenciales y lograr que los asistentes decidan participar nuevamente de experiencias en vivo.
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