El espacio en el que se lleva a cabo tu evento siempre ha sido un elemento fundamental en la planeación de experiencias. Hoy en día, su papel es aún más relevante, pues se ha incrementado gracias al contexto global en el que nos estamos desenvolviendo; tu trabajo ahora no sólo consiste en buscar un lugar que se adapte a la perfección a las necesidades del evento que organizas, tales como la capacidad, la ubicación, los servicios y el estado de las instalaciones, sino también a los lineamientos de seguridad e higiene que son necesarios para llevar a cabo eventos presenciales minimizando riesgos para tus asistentes.
Si bien los lugares tradicionales para eventos corporativos a menudo se han limitado a centros de convenciones u hoteles, por ejemplo, la realidad es que existen venues o espacios al aire libre con características atractivas y únicas que son dignos de considerar. Al seleccionar un lugar al aire libre que se adapte a las necesidades de tu evento, la experiencia para los asistentes no sólo puede resultar más segura, sino que se abre un abanico de oportunidades para generar experiencias más creativas, valiosas y atractivas.
Procura venues lo suficientemente espaciosos para propiciar el distanciamiento social
Haz tu vida más fácil reduciendo tu lista de lugares potenciales a aquellos espacios que ya cuenten con las adecuaciones y los permisos necesarios para operar.
Los espacios al aire libre pueden ser multifacéticos y muy adaptables. Incluso para presupuestos pequeños, el estacionamiento de tu empresa o las áreas verdes pueden ser transformadas para brindar una experiencia de valor. Otras opciones que puedes considerar como viables para un evento corporativo, pensando un poco fuera de la caja, son las siguientes:
- Un restaurante con terraza o espacio al aire libre
- Un campo de golf
- Una granja o rancho
- Un viñedo
- Un patio amplio
- Una arena o estadio de tamaño moderado
- Una finca o jardín
- Una azotea
Apégate a la normativa del lugar donde se llevará a cabo tu evento
Para asegurarte de que tu evento es apto para realizarse en tiempos de COVID-19, deberás crear un plan que tome en cuenta todas las etapas por las que pasará un asistente durante la experiencia, desde el momento en que adquiere su entrada hasta el seguimiento post-evento (en este es bueno incluir una encuesta para recabar retroalimentación y también un sistema de trackeo de posibles contagios).
Sin importar la razón por la que decidas utilizar un espacio al aire libre para llevar a cabo tu evento, asegúrate también que durante la planeación tomarás en cuenta toda la normativa local para crear protocolos que mantengan seguros a los invitados y que cumplan con los requerimientos oficiales para así evitar posibles multas y problemas.
No te olvides de la renta de mobiliario y equipo
Es probable que al elegir un espacio al aire libre para tu evento tengas que realizar ciertas adecuaciones para que sea apto tanto para el clima como para las actividades que se llevarán a cabo durante la experiencia, como por ejemplo mesas y sillas, carpas, climatización artificial (tanto para frío como para calor), iluminación, sonido, entre otros. Elige todos estos proveedores con suficiente tiempo de antelación.
La hora en la que se realiza tu evento es importante, pues deberás tomar en cuenta que poco a poco te irás quedando sin luz natural y, como mencionamos anteriormente, tal vez sea necesario rentar equipo de iluminación extra.
El sonido también es una parte crucial para la celebración de tu evento. Valora si factores como el aire o la distancia y el espacio al aire libre necesitarán de soluciones técnicas especializadas. Sin duda es más sencillo trabajar en un espacio interior, pero montarse un evento al aire libre tampoco es cosa del otro mundo.
Ten un Plan B
Factores que no podemos controlar, como por ejemplo el clima, pueden echar para abajo nuestros planes. Aunque al momento de planear debes tomar en cuenta este factor con anticipación, además de contar con el mobiliario y equipo necesarios para afrontar cualquier circunstancia, siempre es importante tener un Plan B por si la lluvia o cualquier otra inclemencia intenta estropear tu celebración. Puedes pensar en un sitio que tenga una zona interior disponible, sólo por si acaso.
Los venues al aire libre tienen un gran valor que ofrecer para los organizadores de eventos y, con la debida planeación y ejecución, pueden convertirse en un lugar maravilloso para llevar a cabo un evento de cualquier tipo, incluyendo uno corporativo.
Impresiona a tu público con un evento en un lugar que tal vez pueda considerarse poco convencional, y haz de tu evento corporativo una fecha memorable y emocionante. Eso sí, no dejes de lado el plato fuerte del evento, que corresponderá al o los conferencistas o presentadores que se encargarán de compartir su expertise con la audiencia. En Smart Speakers tenemos al mejor talento de Latinoamérica y otras partes del mundo disponible para ti desde cualquier parte del Cono Sur en la que te encuentres. Contáctanos y dejanos ayudarte con la selección, contratación y la logística de tus conferencistas.
