Un evento es una forma de entregar experiencias memorables a las audiencias, desde los seguidores fieles a la marca hasta los clientes potenciales de la misma, además de ser una oportunidad de crear conexiones, generar ventas y crecer y fortalecer la comunidad de la marca. Con este potencial es especialmente importante que el evento se lleve a cabo de la mejor manera posible.
Actualmente los eventos que se llevan a cabo son principalmente virtuales, con los organizadores, asistentes y speakers conectados de manera remota, por lo que es aún más importante garantizar que todo salga bien. Es posible que errores o imprevistos ocurran y la mayoría de las ocasiones serán situaciones que puedan ser fácilmente ignoradas y olvidadas, pero existen errores que pueden dañar por completo la imagen y la reputación tanto del evento como de los organizadores detrás de él y cuyas consecuencias pueden ir desde malas opiniones sobre el evento hasta la solicitud de reembolsos, en caso de los eventos que tengan costo.
Conforme los eventos en línea continúan llevándose a cabo y adquirimos más experiencia en ellos es posible identificar nuevas prácticas que deben ser evitadas o adoptadas. Aquí te contamos 4 de los errores más comunes que debes evitar en tu evento virtual.
Demasiada o muy poca comunicación
Un evento virtual requiere más comunicación que uno presencial, tanto con el staff y los speakers como con los asistentes. En el caso de los asistentes es importante que se les hagan llegar todos los detalles del evento, el nombre y el conferencista de cada sesión, los horarios e instrucciones de acceso, así como recordatorios y cualquier comunicación que los mantenga interesados en asistir al evento e interactuar tanto en él como en sus redes sociales.
Toda esta comunicación se realiza principalmente por medio de correo electrónico o mensajería instantánea, por lo tanto fácilmente puede convertirse en spam y terminar agobiando a los asistentes tanto que se genere una actitud negativa hacia el evento y la empresa. Por ello, es de suma importancia que te tomes el tiempo para planear la comunicación con tu audiencia, cuántos mensajes vas a mandar, con qué objetivos, en qué momentos, por cuáles medios y cuál será su contenido para asegurarte de que la información sea correcta. Además de recibir constantemente mensajes sería muy molesto recibir mensajes con información equivocada que hagan que los asistentes se pierdan el evento.
Contenido y evento extensos
Una de las formas más efectivas para entregar información y contenido de valor a tu audiencia es limitarlo a un tema en particular. Es tentador, sobre todo con la gran flexibilidad de las conferencias en línea, querer abarcar más audiencias, más temas y más conferencias, lo que nos lleva a un evento inmenso con tantas sesiones que resulte abrumador y que quizá no quepan en la agenda de los asistentes.
La recomendación es que elijas un tema principal para tu evento para que puedas incorporar más elementos de valor en torno a él, con presentaciones bien enfocadas en el tema y un resultado más satisfactorio para la audiencia.
Asimismo toma en cuenta que será más sencillo para las personas asistir si se trata de un evento breve, con esto nos referimos a que no se extienda por días o incluso semanas. A veces incluso puede ser recomendable que si se trata de varias sesiones que quepan en un día se agenden en un solo día, así los asistentes pueden reservar un día completo para asistir al evento como si fuera un evento presencial normal.
Falta de preparación y de un plan de respaldo
Ten en cuenta que las personas hacen esfuerzos para estar en tus eventos a tiempo, por lo que es una falta de respeto y muy molesto para los asistentes que los eventos se retrasen. Es cierto que pueden ocurrir imprevistos y muchos de ellos pueden ser comprensibles, pero cuando algo no ocurre a tiempo e implica que el resto de las sesiones se retrasen e incluso que se tengan que cortar o saltar partes, o apresurar todo, le resta valor al evento.
Para evitar imprevistos es necesario incluir dentro de la planeación tiempo suficiente para hacer pruebas tanto con el staff local como con los speakers que se encuentran en otras ubicaciones y sus equipos propios. Las pruebas son especialmente importantes si hay miembros del equipo que no están todavía familiarizados con la tecnología que se utilizará.
Asimismo es importante tener un plan B en caso de que algo salga mal, desde equipo de respaldo hasta personal capacitado que pueda resolver rápidamente cualquier problema..
Conferencias aburridas
Ten en cuenta que si el speaker es aburrido poco importará que tengas la mejor calidad de audio y video. Este punto se enfoca en buscar la mejor calidad en cada pieza del evento desde el micrófono y la cámara hasta los conferencistas y sus presentaciones.
Asegúrate de que tienes los mejores speakers para tu evento, de ser posible gente con una buena reputación y experiencia, que sabes que tiene presentaciones interesantes y dinámicas que le gustan a la gente. Esto puedes hacerlo con Smart Speakers, nosotros tenemos a los mejores conferencistas de todo el mundo en nuestro catálogo y te recomendaremos el más adecuado para tu evento. Asimismo, toma en cuenta que no todos los conferencistas tienen la experiencia para transmitir en línea o cuentan con equipo de alta calidad para una presentación ya sea en vivo o grabada de forma profesional, por lo que también es necesario que se les brinde asistencia si la requieren.
Cada detalle de tu evento debe ser cuidado con atención para asegurar que todo salga de la mejor manera posible, incluso si se presentan imprevistos. Estos son algunos de los puntos más básicos que debes cubrir, pero piensa cada paso de la planeación para asegurar que todo salga como deseas.
