Las actividades relacionadas a un evento continúan incluso cuando el evento ha finalizado para los asistentes. Para los organizadores es el momento de reunir retroalimentación, analizar resultados e identificar aprendizajes, por lo que las actividades post-evento deberían incluirse dentro de la planeación del mismo, de manera que estén contempladas dentro de la agenda antes del esperado momento de relajación.
Independientemente de si llevas a cabo un webinar de 1 hora o un congreso virtual de varios días, es importante que contemples al menos las siguientes actividades post-evento.
Actualiza la presencia digital y continúa generando engagement en torno al evento
Planea la actualización del sitio web y de las redes sociales de manera que el contenido previo al evento deje de ser visible cuando este haya terminado.
En lugar de los detalles de las conferencias y las invitaciones, puedes publicar las grabaciones o fragmentos de ellas para que los asistentes puedan revivir y compartir sus partes favoritas, o bien, para que quienes no asistieron se den una idea de lo que pasó, sobre todo para usarlo como promoción para los futuros eventos y para tu empresa.
Por lo general, enfocamos las actividades de redes sociales en la promoción antes del evento y la interacción durante el evento, sin embargo, también es recomendable extender la conversación después del evento en lugar de terminarla abruptamente. No olvides invitar a los conferencistas, empleados y asistentes a continuar compartiendo el contenido que publiques y a que compartan sus propias experiencias.
Agradece a quienes hicieron posible el evento
Reconoce y agradece la asistencia de los participantes, conferencistas, patrocinadores y del staff. Puedes hacerlo de forma general a través de tu sitio web y tus redes sociales, pero también es buena idea que hagas un agradecimiento individual y personalizado, por ejemplo a través de un email.
Desde la etapa de planeación piensa cómo y dónde recopilarás la información de contacto de todas estas personas para este propósito, incluso es posible que programes con anticipación los emails y posts de redes sociales, de esta forma será un paso del que ya no tendrás que preocuparte al final.
Solicita e incentiva la retroalimentación
Solicita retroalimentación al finalizar las sesiones y al final del evento. Puedes hacer encuestas con preguntas cerradas y abiertas para cuestionar los aspectos específicos que te interesan. Recuerda que puedes encontrar retroalimentación útil en conversaciones en redes sociales, por lo que también es importante que continúes monitoreando después del evento.
La retroalimentación te ayudará a saber qué puedes mejorar en los próximos eventos y en qué medida se cumplieron algunos de los objetivos del evento realizado.
Evaluación del desempeño del evento
Dependiendo de las variables que puedas monitorear a través de los analytics de tus plataformas, cada departamento o área involucrada deberá analizarlas para evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados, aquí entran variables como el engagement en redes sociales, la tasa de asistencia a las sesiones, los leads generados, etc. También será importante revisar el desempeño de los equipos, plataformas y herramientas que hicieron posible llevar a cabo el evento en línea, incluyendo las retroalimentaciones de las personas que los usaron.
Todo esto permitirá detectar las fortalezas y las áreas de oportunidad, así como las actividades necesarias para mejorar en eventos futuros. Esta es una etapa de aprendizaje, es inevitable que haya errores, lo importante es aprender de ellos.
Dentro de la revisión, entra también la parte de hacer cuentas para determinar el ROI del evento. Aunque no todos los eventos tienen el propósito de generar ingresos es importante saber que al menos has recuperado la inversión a través de las donaciones, patrocinios, ventas generadas o incluso leads potenciales recibidos.
Al final relájate
Planear, ejecutar y revisar un evento puede ser agotador, por lo que la relajación debe ser parte del plan post-evento, es decir, cuando hayas hecho la evaluación de la que hablamos. Tomate tiempo para descansar y recargar energía antes de volver a las labores normales, o bien, de iniciar con la organización del próximo evento.
