Las situaciones de incertidumbre que surgen por la pandemia pueden poner en jaque a los organizadores de eventos, pues ahora hay que jugar con un set de reglas que puede sufrir cambios de forma repentina y por causas que están completamente fuera de nuestro control. Por ello, ahora más que nunca es importante que la cuestión legal de la organización de eventos cuente con contratos a prueba de COVID, desde políticas de cancelación, descargos de responsabilidad, códigos de conducta, entre otros, todo con el fin de llevar una comunicación transparente entre los involucrados, proteger tu inversión y generar certidumbre y seguridad a todas las partes.
La cláusula de causa de fuerza mayor puede liberar a las partes de cualquier obligación en caso de que un suceso inesperado e incontrolable evite que el evento se pueda llevar a cabo; situando esta cláusula en el contexto actual, esta cláusula podría entrar en vigor cuando como organizador de eventos te ves obligado a cancelar debido a las medidas o regulaciones de las autoridades locales, siempre y cuando se trate de una regla y no de una recomendación.
A continuación puedes ver algunos elementos que recomendamos incluir en tu contrato para hacerlo a prueba de COVID:
Cancelación / Renegociación
Tus contratos deben incluir una cláusula de cancelación o de renegociación que establezca claramente bajo qué circunstancias (sean o no de fuerza mayor) te verías obligado a cancelar o posponer el evento sin incurrir en ninguna penalización.
Propósito
También es importante que quede delimitado el propósito del evento, lo que se necesita para cumplir con ese propósito, y cómo cualquier situación relacionada con la pandemia podría interferir en el cumplimiento del mismo; por ejemplo, si estás organizando una conferencia motivacional y el conferencista enferma de COVID. Esta y otras situaciones deben quedar estipuladas en el contrato como razones válidas por las que el propósito del evento no puede cumplirse y es necesario cancelar o reagendar.
Fecha límite
Aunque la vacunación ha ayudado enormemente a aumentar el control de la pandemia, el surgimiento de nuevas variantes, la disponibilidad limitada de la vacuna en ciertos lugares e incluso la reticencia de la gente a vacunarse, son factores que pueden influenciar a las autoridades para cambiar las restricciones de un momento a otro. Esto hace imposible saber con total certeza si el evento se podrá llevar a cabo, por lo que es importante establecer una fecha límite en el contrato para tomar una decisión sobre si seguir adelante o no.
Estandariza las cláusulas de cancelación
Tus cláusulas de cancelación deben estandarizarse para todos tus proveedores, de esta forma, en caso de que por alguna de las circunstancias descritas anteriormente te veas obligado a cancelar, podrás hacerlo con la tranquilidad de que la regla aplica para todos por igual: para el lugar del evento, para el proveedor de iluminación y sonido, para tu proveedor de catering, y para el presentador/conferencista, por ejemplo.
Recuerda, si no está en el contrato, no es parte del trato; tomar precauciones y asegurarte de que tus contratos sean a prueba de COVID, es decir, que tengan en cuenta cualquier imprevisto que pueda surgir derivado de la contingencia, te ayudará a actuar con calma y serenidad y a no tomar decisiones precipitadas que puedan dañar los intereses de tu negocio en caso de que tus planes originales tengan que cambiar, así como a dar certeza a tu audiencia y a tus colaboradores al ser honesto y transparente sobre lo que puede suceder y la forma en la que responderás ante tal o cual circunstancia.
