Puede que el tema del manejo de los desechos de tu evento no suene muy atractivo que digamos, sin embargo en esta área se esconden beneficios tanto para tu cartera como para el planeta. Analizar los desperdicios generados por tus eventos o conferencias te permitirá identificar si estás utilizando recursos de más y hacer una mejor planeación en el futuro que se traducirá en eliminar costos innecesarios.
Para hacer el análisis de los desperdicios de tu evento, lo primero que tendrás que hacer es delimitar el alcance de este estudio: puede que pretendas hacerlo del evento como un todo, o tal vez enfocarte en un área a la vez (por ejemplo los desperdicios de material de marketing, del catering o de los presentadores, por mencionar algunos). Si te estás preguntando cuál es la mejor estrategia a seguir para dicho estudio, deberás tomar en cuenta tu situación personal así como tu disponibilidad de recursos (mano de obra, tiempo y dinero) para responder a esta pregunta.
Para llevar a cabo el análisis de desechos también deberás tener una organización y comunicación impecables con aquellas personas por cuyas manos pasen estos desechos; tus propios empleados, el staff del recinto, los asistentes, los expositores (si aplica) y proveedores; esto con la finalidad de que todos conozcan el proceso a ejecutar y que la investigación se desarrolle con éxito y precisión.
Una de las formas más sencillas de desarrollar la medición de los desechos es utilizar contenedores para cada uno de estos, ya que al tener tamaños estandarizados harán más fácil el poder medirlos. Procura no involucrar múltiples unidades de medición (por ejemplo, elige únicamente peso o volumen, no ambas), de lo contrario el proceso puede complicarse y además generar resultados menos certeros.
Una vez que hayas tenido oportunidad de recabar la información de cuántos desechos se generaron en tu evento, el siguiente paso será determinar acciones concretas que te permitan alcanzar tu objetivo: reducir la cantidad de desperdicios generados. Estas acciones deben ser realistas y estar dentro de parámetros de los que verdaderamente tengas control. Algunas ideas que te pueden ayudar con tu meta de reducir desperdicios son las siguientes:
- Elige un venue que tenga certificaciones o que esté familiarizado con la sostenibilidad y los eventos verdes, pues de esta forma ellos pueden ayudarte a que desde un principio el evento se ejecute pensando en cómo minimizar desechos.
- Presta la atención necesaria a la planeación de la comida para que sea lo más exacta posible y no termines con demasiadas sobras. El proveedor que elijas debe ayudarte con esto.
- Elige opciones locales y orgánicas que reduzcan la huella de carbono y que además serán más convenientes para ti y saludables para los asistentes.
- Utiliza medios digitales para minimizar el uso de papelería (menús, señalización, material de marketing, programas de mano, etc.)
- Procura utilizar decoración que no sea desechable, sino que al contrario, se pueda reutilizar una y otra vez en múltiples eventos (por ejemplo, arreglos que incluyan flores o plantas que no sean naturales, mobiliario de buena calidad y atemporal, etc.)
- Contrata proveedores que hagan uso de energías renovables, como la solar. Los paneles solares pueden proveer de energía a distintas áreas de tu evento con una instalación temporal (o puedes buscar algún recinto que ya cuente con este tipo de alternativas)
- Selecciona una ubicación que sea conveniente para los asistentes, fácil de llegar a través de alternativas de transporte como caminar o el transporte público, y ofrece un servicio de transporte del hotel al recinto (o mejor aún, elige un hotel que tenga incluido un lugar para realizar el evento).
- Para cualquier área donde se pueda necesitar, evita utilizar los empaques o bolsas de un solo uso.
- Sé más consciente del tipo de productos que incluyes en las bolsas de regalo o como regalos promocionales para que sean cosas que verdaderamente son útiles y no terminarán en la basura, u ofrece beneficios digitales (como cupones o certificados de regalo) que no generarán un desperdicio físico.
- Elige proveedores que tengan certificaciones en sostenibilidad, desde el catering, el talento, el recinto, los alimentos y bebidas, el staff técnico, etc.
Recuerda que tu estrategia de reducción de desperdicios en tu evento tenga éxito debes involucrar a todas las partes y lograr un compromiso mutuo entre ellas: staff, proveedores y asistentes pueden ser dirigidos a lograr una meta en común y hacerlos sentir parte de algo que está beneficiando al planeta.
Y para que pongas el 100% de tu atención a la planeación de un evento sostenible y a auditar la cantidad de desperdicios que produce, deja que Smart Speakers se haga cargo de la contratación y logística de los presentadores y el talento a través de nuestro buró que cuenta con algunos de los conferencistas más prestigiosos a nivel mundial.
