Pensar fuera de la caja puede facilitarte lo que necesitas para planear un evento memorable para tus asistentes. Sin duda, uno de los elementos de los que puedes echar mano para lograr este objetivo es la elección del venue o recinto donde se llevará a cabo tu evento presencial, pues es una de las cosas que puede causar mayor impacto en la impresión del público y por consiguiente lograr que lo recuerden.
Sin importar el tipo de evento o su objetivo, la elección de un venue apropiado es una decisión fundamental de la planeación de eventos en la cual se deben considerar múltiples factores y tomar una decisión que sea práctica, racional y eficiente.
¿Por qué es tan importante elegir el venue adecuado para tu evento?
La ubicación o recinto en donde se llevará a cabo tu evento es de suma importancia, pues una mala elección es capaz de opacar otros detalles aunque éstos hayan sido planeados meticulosamente. ¿De qué serviría tener en tu evento el conferencista perfecto, la decoración ideal o un menú atractivo, si el venue está en una ubicación poco conveniente, tiene un aspecto descuidado, no cumple con las regulaciones esenciales o no es adecuado para el clima del día de tu evento? Todos los detalles anteriores no tendrían el mismo impacto y lo que quedaría en la memoria de los asistentes sería probablemente este inconveniente.
Es por ello que para lograr una experiencia placentera en todos los sentidos, lo primero de lo que tienes que asegurarte es de que la sede de tu evento sea adecuada. Para lograrlo, aquí hay algunas consideraciones básicas a tomar en cuenta:
Propósito
Ten claro el propósito y los objetivos del evento que estás organizando. Una vez que queden establecidos, podrás crear una lista de los posibles venues con mayor facilidad.
Tamaño
El tamaño de tu audiencia es importante, pues no es lo mismo planear para una sesión de networking, una conferencia magistral o una convención anual.
Imagen
Asegúrate de que el lugar que elegiste vaya acorde a la imagen que quieres proyectar como empresa y con el que te sientas cómodo siendo representado. ¿Estás siendo demasiado austero, o por el contrario, demasiado opulento?
Necesidades específicas del tipo de evento
Además del tamaño, estas incluyen el tipo y cantidad de espacios a ocupar, cualquier equipo técnico y audiovisual, mobiliario, catering (si se incluye este servicio junto con el venue) y, por supuesto, en estos tiempos también es importante asegurarse de que cumpla con regulaciones y medidas sanitarias y sus espacios sean adecuados para promover la sana distancia entre los asistentes
Presupuesto
Por último, pero no menos importante, pasamos al tema del dinero. Tener un presupuesto puntual también es imperativo al momento de elegir el venue de tu evento, pues no querrás contratar un lugar que sea demasiado caro que termine comiéndose tus ganancias. Fallar en la planeación del presupuesto o gastar de más en un área y terminar haciendo recortes en otra puede afectar la calidad de tu evento y la experiencia de tus asistentes.
Encontrar el venue perfecto es un proceso que toma tiempo y que va completamente de la mano de la planeación general de tu evento; las limitaciones de presupuesto pueden ser una excelente oportunidad para, como mencionamos al inicio, pensar fuera de la caja y atreverse con ideas creativas que de otra forma habrías descartado. También es de suma importancia conocer los requerimientos para que puedas elegir un lugar que se adapte a ellos, desde el espacio para realizar una conferencia y lugares para socializar, hasta espacios para cumplir con medidas de seguridad (como estaciones de sanitización) o procesos logísticos como el check in.
Para que la logística de tu evento sea impecable y logres crear una experiencia que se quede en la memoria del público y lo deje con un buen sabor de boca, asegúrate de invertir tu tiempo y recursos estratégicamente y de delegar las actividades en donde necesitas de una mano experta.
En Smart Speakers podemos ayudarte a elegir el talento ideal para tu evento y encargarnos de las negociaciones y contratación, para que te quites esa preocupación de tu lista de pendientes y puedas enfocarte en elegir la ubicación más asombrosa para tu evento. Ponte en contacto hoy mismo y permítenos ayudarte.
