¿Estás en busca de un lugar para organizar tu evento y crees haber encontrado la opción ideal? Es importante que antes de cerrar el trato te des el tiempo de revisar las cuestiones legales y el contrato con calma y detenimiento para que de esta forma te asegures de que efectivamente podrán cumplir con lo que necesitas más allá de esa increíble primera impresión.
Estas son algunas de las cuestiones que debes revisar antes de la contratación:
Espacio y distribución del lugar
Aunque todo depende del tipo de evento que estés organizando, es importante que el lugar cuente con el espacio y la distribución adecuados para poder llevarlo a cabo satisfactoriamente y con facilidad. Por ejemplo, si estás organizando un congreso o incluso una conferencia, necesitarás un auditorio amplio para los ponentes, tal vez una sala aparte para hacer networking, además de espacio para el registro y, en tiempos de pandemia, áreas de sanitización.
No olvides revisar los espacios al aire libre, que en ocasiones pueden ser ignorados pero que al momento de realizar tu evento pueden tener un uso importante. Un buen venue tendrá la disposición y será proactivo para escuchar el tipo de evento que quieres dar y revisar si las instalaciones cumplen con lo que necesitas, y, en caso de ser así, también podrá ayudarte con la distribución y planeación de espacios.
Disponibilidad
Por supuesto, el lugar deberá tener disponibilidad en la fecha de realización de tu evento, pero también se deberá tomar en cuenta el tiempo de montaje y organización del evento. Como comentamos anteriormente, todo dependerá del tipo de evento que estés organizando, pero es probable que en algunos casos sea necesario empezar con los preparativos incluso hasta un día antes de la fecha.
Recuerda que uno de los factores que influyen en el precio del recinto es la fecha, por lo que un buen tip puede ser realizar tu evento en un día entre semana (si tu planeación lo permite) y en una fecha que no tenga alta demanda para que los costos de renta sean potencialmente menores o también para que ese lugar que te encanta pero está fuera de tu presupuesto se vuelva más accesible.
Staff del lugar
Los eventos corporativos como conferencias o convenciones requieren en ocasiones personal que pueda atender las necesidades de los asistentes. Es importante dejar claro desde un principio cuánto staff puede proveer el lugar que planeas rentar, cuáles son sus horarios, en qué actividades podrán ayudar y qué tipo de experiencia tienen. Tener suficientes colaboradores y con una preparación adecuada es muy importante para brindar una experiencia cómoda y conveniente a tu público. Recuerda que el servicio al cliente es un área que si no se maneja de forma correcta puede dejar un mal sabor de boca, incluso si el resto de los componentes de tu evento son un éxito. Es mejor que conozcas lo que el venue te puede ofrecer desde un principio y así puedas tomar las medidas necesarias para que cuentes con el personal adecuado.
Soporte técnico y equipo tecnológico y audiovisual
Generalmente en un evento corporativo o al organizar una conferencia será necesario usar en la presentación algún tipo de equipo audiovisual, por lo que también deberás conocer con qué equipamiento cuenta el lugar que planeas rentar. En caso de que este equipo no sea incluido, toma en cuenta que tendrás que rentarlo por separado (pregunta por las políticas del lugar si este es el caso), así que asegúrate de que ese costo adicional esté contemplado en tu presupuesto.
Además del equipo, no te olvides de preguntar sobre el servicio de internet (cuáles son sus características, si tiene costo extra, etc.), sobre todo ahora que los eventos híbridos y virtuales se han convertido en una alternativa para crear experiencias más innovadoras, así como aumentar el alcance de tu evento. Una conexión estable y con la velocidad adecuada es indispensable para poder llevar a cabo este tipo de modalidades.
Protección y seguridad
La seguridad de los asistentes a tu evento debe ser tu prioridad número uno. Por ello, te recomendamos revisar en el contrato qué tipo de staff de seguridad se incluye en la renta del lugar, así como las políticas que tienen, tanto de seguridad como de protección sanitaria. Los protocolos sanitarios deben cumplirse al pie de la letra para evitar cualquier riesgo innecesario en el evento.
Costos y política de pagos
Una vez que conozcas el costo de la renta y todo lo que incluye y lo que no incluye, no te olvides de preguntar sobre la política de pagos y cualquier multa o costo adicional que pueda surgir. Tampoco te olvides de preguntar sobre posibles promociones o paquetes especiales que pueden ayudarte a ahorrar dinero.
Política de cancelación
Tener clara la política de cancelación es imprescindible, pues como podrás imaginar, la renta de un lugar para organizar tu evento es uno de los gastos más significativos en la planeación y es imposible ver el futuro, por lo que debes estar preparado para cualquier eventualidad, incluyendo una cancelación inesperada. Las políticas de cancelación pueden variar dependiendo de cada lugar, pero lo principal es saber cuánto dinero tendrás que desembolsar (si es el caso) en caso de que tu evento ya no se pueda llevar a cabo por cualquier razón.
Un buen organizador de eventos sabe que debe estar al tanto de hasta el más mínimo detalles de la planeación para evitar sorpresas y que la logística del evento fluya. Como mencionábamos antes, elegir el lugar para llevar a cabo tu evento es uno de los puntos más importantes, así que asegúrate de hacer todas las preguntas necesarias y leer los puntos y comas del contrato para que tengas tranquilidad. Define desde el principio de forma detallada tus requerimientos y tus dudas, y no dudes en ser minucioso y explícito.
Dedícale a este y a otros detalles de tu evento el tiempo que requieren, mientras pones en manos de Smart Speakers los trámites y logística relacionados con la contratación del o los conferencistas y/o presentadores para tu evento. Podemos apoyarte con la selección del speaker ideal brindándote atención personalizada de nuestros ejecutivos expertos.
