El proceso de elegir la sede para organizar tu evento en estos tiempos de pandemia ha traído consigo nuevos obstáculos que superar y factores que atender, además de desenvolverse en una arena con reglas distintas a las que muchos ya estaban acostumbrados a enfrentarse. Por ejemplo, tener que elegir un lugar a distancia para respetar protocolos de seguridad y llevar la planeación de eventos de forma más segura, o encontrar venues que tengan el espacio y distribución adecuados para garantizar la seguridad de los asistentes, por mencionar algunos.
Con el regreso de los eventos híbridos y presenciales, la selección de sedes ahora requiere tener en cuenta detalles de espacio y distribución que antes no eran considerados; los asistentes a eventos esperan experiencias que respeten las medidas de seguridad como el distanciamiento social, así como protocolos claros que prioricen el cuidado de su salud. Por ello, ser cuidadosos y juiciosos al momento de seleccionar un venue adecuado es más importante que nunca.
Los aspectos “de siempre” a considerar al momento de elegir la sede de tu evento siguen vigentes, pero pasan a un segundo plano pues la cuestión de la seguridad se convierte ahora en la prioridad número uno para los organizadores, asistentes y colaboradores. Tu lista de requisitos cuando estés en la planeación de tu evento invariablemente tendrá que cambiar, por lo que es recomendable tener una buena comunicación y trabajar de la mano del recinto para cumplir no solo con las expectativas del público, sino también con los estándares y pautas de seguridad en los distintos niveles (nacional, estatal y local).
Algunas cuestiones que debes revisar junto con el venue:
- ¿Qué pautas de salud y seguridad está siguiendo el lugar?
- ¿Cuáles son las políticas y calendarios de sanitización de las diferentes áreas que componen el recinto?
- ¿Qué productos sanitizantes, como gel antibacterial o toallas desinfectantes, se puede esperar que estén disponibles para los asistentes?
- ¿Es posible incluir algún sello a las puertas para comunicar que los espacios no han sido utilizados desde la última vez que se sanitizaron?
- ¿Qué otros tipos de procesos y tecnología de sanitización y seguridad se emplean en el lugar?
¿Qué te toca a ti como organizador?
Además de las políticas y prácticas de seguridad del recinto que elijas como la sede de tu evento, también tendrás que tomar tus propias medidas para comunicar a los asistentes cómo planeas hacer cumplir las reglas para hacer de tu evento una experiencia segura. Para ello puedes hacerte cargo de algunas tareas como las siguientes:
- Diseñar tu evento, ya sea una conferencia una convención o de algún otro tipo, de forma que los espacios permitan el distanciamiento social y se cumpla con el número máximo de asistentes en cada área.
- Establecer suficientes áreas de sanitización repartidas por todo el recinto con todo lo necesario, y tener un mapa claro para que el público sepa dónde se encuentran.
- Aprovechar espacios al aire libre
- Contratar a un proveedor experto en protocolos de sanitización
- Emplear señalización en las distintas áreas
- Utilizar tecnología para crear mapas o tours virtuales que permitan explorar el recinto con distanciamiento social o hacer un proceso de registro sin contacto, por mencionar algunas aplicaciones.
¿Por qué es importante encargarse de estas cuestiones?
Hacer el esfuerzo por cubrir estas cuestiones de seguridad puede ser la diferencia entre que tu evento en tiempos de COVID-19 tenga éxito o no cumpla con las expectativas de los organizadores, asistentes o patrocinadores. Toma en cuenta que no todos los asistentes tendrán el mismo nivel de aceptación ante los riesgos que conllevan los eventos híbridos o presenciales, por lo que deberás hacer todo lo posible por eliminar la ansiedad que les puede provocar y brindar tranquilidad, así como asegurarte de cumplir con los lineamientos para cumplir con las disposiciones de las autoridades para evitar sanciones y otros problemas.
Encontrar el venue adecuado para tu evento para asegurarte de que el lugar se ajuste a la nueva normalidad y satisfaga las necesidades (y calme las inquietudes) de tus asistentes ahora más que nunca debe ser tu prioridad.
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