En artículos anteriores hemos analizado ya algunas cuestiones importantes que se deben tomar en cuenta para poder elegir un venue adecuado para tu evento. Sin embargo, para que la decisión sea aún más acertada, no solamente deberás enfocarte en lo que necesitas tú como organizador, sino que también deberás revisar algunas características o requerimientos que son importantes para tus asistentes. Conoce aquí algunos de ellos.
Ubicación conveniente
Cuando se trata de elegir la sede de tu evento, reiteramos una vez más que la ubicación es clave. Este es uno de los puntos en donde la conveniencia de una ubicación céntrica y de fácil acceso beneficiará a todos los involucrados: asistentes, presentadores, público, proveedores, etc. El tiempo es oro, y entre menos tiempo se tenga que gastar para llegar al lugar, pelearse con el tráfico y rutas, mejor será la impresión de tu evento.
Clima
El venue debe ser adecuado para el clima de la temporada durante la cual se llevará a cabo el evento (y también para el tipo de evento que desees dar). Por ejemplo, si será en invierno o época de lluvias, hacerlo en un lugar al aire libre sin las adecuaciones necesarias sería demasiado inconveniente y podría arruinar la experiencia para los invitados.
Estacionamiento
Elegir una ubicación conveniente puede no ser suficiente si el lugar no cuenta con estacionamiento amplio, seguro y cercano. ¿Te imaginas perder 20 minutos buscando un lugar, o tener que caminar una gran distancia desde donde te estacionaste hasta el lugar? Estos pequeños detalles pueden parecer frívolos, pero a los ojos de tus clientes, pueden hacer una gran diferencia en su experiencia.
Hospedaje
Especialmente si estás planeando un evento de varios días, es importante que la ubicación esté cerca de opciones de alojamiento cómodas y accesibles. Una de las mejores formas de lograr esto es realizar tu evento en un hotel, por lo que ya te tocará a ti analizar si esta opción es viable en tu caso.
Capacidad
Un espacio demasiado grande o demasiado pequeño puede generar complicaciones e impactar negativamente en las expectativas y la opinión de tu audiencia. Asegúrate de que el venue de tu evento tenga la capacidad adecuada para su ejecución.
Alrededores
Además del hospedaje, que ya se mencionó en un punto anterior, también debes tomar en cuenta lo que los asistentes podrían necesitar o hacer entre sesiones, antes o después de tu evento. Es imposible que cumplas absolutamente todas las necesidades de toda tu audiencia, pero piensa en lo más común: algunas personas querrán descansar, comer, hacer ejercicio, socializar o incluso trabajar. ¿Existen espacios dentro del lugar, o cerca de éste donde se puedan realizar algunas de estas actividades?
Otras amenidades
¿Hay suficientes espacios de descanso? ¿Suficientes baños? ¿Áreas para fumadores? ¿Valet parking? ¿Espacios sociales? ¿Áreas al aire libre? ¿Existe el mobiliario adecuado? ¿La decoración es adecuada y no intrusiva? ¿Qué tipo de staff para atender al público proveerá el venue? Estas son sólo algunas preguntas sobre amenidades y servicios extra que puedes considerar en beneficio de los asistentes al momento de elegir la sede de tu evento.
Toma en cuenta que el objetivo principal del evento es ofrecer valor a los asistentes, y esto se logra tanto con el contenido en sí como la forma en la que todo se llevará a cabo. Una buena organización, el trato del staff y poner la conveniencia de los asistentes en primer plano deben estar en tu mente durante la ejecución para lograr la satisfacción de tus invitados.
Así como te pondrás en los zapatos de la audiencia al momento de elegir el lugar para tu evento, también es importante que al elegir a tus presentadores, conferencistas o cualquier talento para evento pienses en opciones profesionales, expertas, con experiencia, dinámicas y capaces de enseñar y entretener al público. Para encontrar a tu conferencista ideal tienes como aliado al buró de Smart Speakers, el cuál se compone del talento multifacético y multidisciplinario que tú y tu audiencia merecen. Contáctanos para conocer más a detalle cómo podemos ayudarte.
