La mayoría de los eventos presenciales planeados para este año se vieron afectados por la pandemia, desde las más pequeñas conferencias hasta las más grandes exposiciones y congresos. Desde inicios de año todos aquellos que tenían eventos en puerta, e incluso quienes tienen eventos por venir en los próximos meses, han tenido que tomar difíciles decisiones sobre cómo proceder. Mientras que algunos se han aventurado a hacer cambios de última hora para convertir sus eventos presenciales en virtuales, otros han optado por aplazarlos con la esperanza de que las cosas mejoren pronto, y otros más simplemente han tomado la decisión de cancelar conferencias y eventos masivos de todo tipo; pero ¿es la mejor decisión cancelar tu evento?
Razones por las que no deberías cancelar tu evento próximo
La cancelación de un evento debe ser una decisión bien analizada en la que se contemplen las posibles alternativas; por más próximo que esté tu evento es importante que no te dejes llevar por la incertidumbre y las circunstancias abrumadoras. Una cancelación debe ser el último recurso y la alternativa más conveniente para tu organización, ¿por qué? Aquí te dejamos algunas razones para considerar transformar tu evento presencial en virtual en lugar de cancelarlo.
Mantener la atención y el interés de tu audiencia
Un evento tiene el potencial de mantener a tu audiencia interesada en tu marca y generar ingresos. La primera alternativa a cancelar tu evento presencial debe ser transformarlo en un evento virtual, pues continuar con los planes (incluso en un formato distinto) demuestra tu compromiso y tu preocupación por mantenerte cerca y continuar con la oferta de contenido prometida de manera segura.
Amortizar la pérdida de recursos invertidos
Los eventos requieren de una gran inversión de tiempo, dinero y esfuerzo, por lo que una cancelación puede conllevar pérdidas importantes para tu empresa, de entrada es posible que no haya reembolsos por los pagos ya realizados para la organización del evento presencial o que te enfrentes a multas por cancelación.
Recuerda que un evento es también una oportunidad de generar ingresos, por lo que realizar el evento en formato virtual puede ayudarte a generar ingresos adicionales que cubran parcial o totalmente la inversión no recuperada del evento presencial. Por otra parte, existe la posibilidad de que tu evento virtual atraiga a más personas y se incrementen también tus ingresos, logrando incluso utilidades.
Prepararte para el regreso a la normalidad
Ya sea que la situación de contingencia se prolongue hasta el siguiente año o que podamos regresar a los eventos presenciales, reinventarte en lugar de pausar tus eventos ahora puede darte ventajas importantes en el futuro cercano.
Por una parte, realizar tu evento de manera virtual ahora te permitirá mantener a tu audiencia interesada y a tus patrocinadores felices para tu siguiente evento. Por otra parte, es una oportunidad para aprender y adquirir experiencia en eventos en línea que te será útil en los eventos por venir. Los eventos virtuales han comprobado tener grandes ventajas, por lo que es altamente probable que al regresar a la normalidad los eventos presenciales cuenten con elementos virtuales que los hagan más atractivos y multipliquen su alcance, un aspecto en que que podrías sobresalir entre tus competidores.
Incertidumbre ante la recuperación
Primero que nada, aún es incierto en qué momento podremos regresar a la normalidad, incluso cuando sea posible convocar multitudes quedarán los estragos de los efectos económicos de la pandemia. Aún si tu empresa se encuentra en buenas condiciones para ofrecer un evento presencial el siguiente año, es posible que tu audiencia aún no esté preparada para asistir, ya sea por el temor a la posibilidad de contagio o por los gastos que implica asistir a un evento, especialmente si se requiere viajar.
Toma en cuenta que la organización de un evento virtual es más rápida, sencilla y económica que la organización de un evento presencial, por lo que más vale trabajar bajo las circunstancias actuales dentro de tus posibilidades para convertir tu evento presencial en uno virtual en lugar de cancelarlo o aplazarlo con la esperanza de que la pandemia termina pronto.
Sabemos lo complicado que puede ser tomar estas decisiones y adentrarse al mundo de los eventos virtuales sin experiencia previa, nosotros te podemos ayudar con la contratación de los conferencistas más reconocidos de México y el mundo para tu conferencia virtual, híbrido o presencial. Contáctanos y solicita más información sobre nuestros conferencistas y la forma en la que podemos ayudarte en la organización de tu evento.
