Las conferencias en línea no son solamente una solución de moda para las organizaciones durante la contingencia, han existido por años y es posible que después de la emergencia sanitaria los eventos en formatos híbridos y virtuales continúen siendo valiosos aliados para las empresas.
Existen diferentes tipos de eventos en línea que cubren distintas necesidades y objetivos de una organización.
- Los eventos pueden ser completamente en línea (en vivo o grabados) o híbridos, al incluir elementos virtuales en un evento presencial.
- Pueden ser internos, con la finalidad de mantener conectados a los miembros de la organización, brindar capacitación, educación o motivación. O bien, pueden ser eventos dedicados a los clientes y prospectos para dar a conocer nuevos productos/servicios, educar y ofrecer contenido de valor que los acerque a la marca, o crear oportunidades de ventas.
Como empresa es importante que puedas detectar qué áreas o actividades pueden hacer la transición de presencial a digital sin necesidad de descuidar o romper relaciones con los miembros de tu organización, clientes actuales y clientes prospectos debido a la emergencia sanitaria.
Si es la primera vez que implementas un formato virtual en tus eventos o reuniones puede ser abrumador pensar en cómo harás esta transición, en la tecnología que necesitarás, su planeación y coordinación. Para dar mayor claridad a tus ideas, respuesta a algunas de tus dudas y ayudarte en este proceso, recopilamos algunos puntos clave de nuestro webinar con James Taylor, quien tiene más de 10 años de experiencia en eventos en línea y ha transmitido talleres, capacitaciones y conferencias en línea a más de 200 países con la participación de casi 1,000,000 de personas.
Cómo planear una conferencia en línea
No te dejes intimidar por los conceptos de conferencia virtual, evento digital o conferencia online. La mayor parte del proceso de organización de un evento virtual es muy similar al de uno presencial y quizá más sencillo, una de las muchas ventajas de realizar eventos en línea.
La primera etapa de la planeación en la que defines objetivos del evento, el propósito, tema, audiencia, invitados, promoción, presupuesto y otros aspectos básicos es la misma, con estas diferencias importantes.
Formato del evento virtual
Debes definir el formato del evento, por ejemplo, si será presencial con elementos virtuales, si se trata de un webinar o un taller o una conferencia en línea en vivo, si será de ocurrencia única o se trata de una serie, incluso si será de una hora o de un día de duración.
Plataforma de conferencias en línea
Una vez definido el formato, en lugar de elegir un lugar para reunir a la gente deberás elegir una plataforma tecnológica que se adecúe a tu proyecto. No le tengas miedo a la tecnología, actualmente existen un sinfín de programas y aplicaciones que te pueden dan el soporte que necesitas. Zoom es una de las más populares del momento, pero no tengas miedo de buscar otras alternativas.
Equipo y escenario
Si bien, no se requiere del mismo equipo ni de un gran escenario, es importante definir en qué espacio se llevará a cabo la conducción y las presentaciones así como los requerimientos técnicos. La ventaja es que puedes adaptarlo a lo que tienes y puedes iniciar tus eventos en línea con una inversión menor en logística que un evento presencial, o bien, si tienes el equipo o estás dispuesto a invertir en él para su uso a largo plazo puedes tener un escenario más profesional.
Escenario básico. Tan sencillo como hacer la transmisión desde una oficina, sentado frente a la computadora con cámara web y una aplicación como Zoom. James Taylor recomienda que incluso con esta opción básica consideres tener un micrófono externo para mejorar la calidad del audio, auriculares para recibir retroalimentación o instrucciones, y un anillo de luz o ring light para tener mejor iluminación.
Escenario profesional. Otra opción que además te permitirá estar de pie, es hablar delante de una pantalla en la que tanto tú como la audiencia puedan ver la presentación, o bien, utilizar un pizarrón de apoyo o una pantalla verde para alterar el fondo. Además de los elementos adicionales que mencionamos en el escenario básico, puedes utilizar una o más cámaras DSLR (puedes ponerlas en distintos ángulos para una presentación más dinámica), también puedes requerir más luces y un micrófono inalámbrico que te permita moverte libremente.
Prepárate para imprevistos
No te atormentes por las cosas que puedes salir mal, pero tampoco te olvides de ellas.
- Asegúrate de que todo el staff cuente con copias de los documentos y presentaciones así como dispositivos de respaldo.
- Identifica las partes del evento que puedes grabar antes para evitar interrupciones y sorpresas, obviamente asegúrate de preparar una presentación y un cierre en vivo, así como la sesión de preguntas y respuestas.
- Procura tener una conexión 4G de respaldo en caso de que tu conexión a internet principal falle.
Como puedes darte cuenta puedes iniciar con un equipo muy básico, por lo que la falta de tecnología no es un impedimento para comenzar con la transición a los eventos virtuales.
Te ayudamos en la planeación de tu evento virtual
Pensando en los nuevos retos a los que se enfrentan las organizaciones y sus nuevas necesidades, Smart Speakers y James Taylor te ofrecen apoyo en la planeación de tus eventos virtuales:
- Agenda una sesión de videoconferencia con James Taylor y el equipo de Smart Speakers quienes en conjunto te guiarán para comenzar con la planeación de tu evento con una serie de consejos, estrategias y tácticas que puedes aplicar.
- Adquiere acceso al training en línea de James Taylor para realizar eventos virtuales.
- Contrata a James Taylor para una conferencia en línea (30 - 90 minutos) o un taller de medio día, día completo o un retiro.
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