A causa del COVID-19 todavía no es posible realizar conferencias presenciales de manera normal, sin embargo, tienes la opción de llevarlas a cabo de manera virtual en lugar de cancelarlas definitivamente o posponerlas indefinidamente. Aún es incierto cuándo podremos regresar a los eventos presenciales sin riesgos, pero afortunadamente los eventos virtuales brindan grandes ventajas como una organización rápida y de bajo costo, por lo que incluso si tu evento se encuentra muy cerca aún puedes llevarlo a cabo en la misma fecha pero de manera virtual.
Anteriormente discutimos las ventajas de convertir tu evento presencial en virtual en lugar de cancelarlo, también hemos hablado del proceso para organizar un evento virtual, por lo que hoy nos enfocaremos únicamente en algunos detalles que debes tomar en cuenta al hacer la transición de presencial a virtual, especialmente si tu evento ya ha sido promocionado y cuenta con personas registradas.
- De ser posible conserva las fechas que ya tenías programadas. Es posible que quienes ya se hayan registrado aún tengan esos días reservados, mientras que otros interesados pueden estar esperando noticias del evento virtual en las mismas fechas.
- Si el evento tuvo/tiene costo, considera realizar reembolsos parciales y disminuir los precios, esta es una forma de beneficiar a los asistentes y de atraer una mayor audiencia. También es una oportunidad para enfocarte en https://www.smartspeakersweb.com/item/391-las-conferencias-virtuales-incrementan-el-alcance-de-tu-evento">atraer mayor volumen de asistentes.
- No canceles patrocinadores, busca formas creativas de darles exposición antes, durante y después del evento virtual y revisa con ellos la nueva propuesta.
- Para muchos asistentes, el networking durante un evento es un valioso atributo, por lo que tampoco debes renunciar a él. Busca las mejores herramientas tecnológicas para trasladar el networking al entorno virtual e infórmalo dentro de tus esfuerzos de comunicación y promoción.
- Tan pronto hayas definido la nueva dinámica del evento en línea, ponte en contacto con las personas registradas para informarles del cambio y los nuevos detalles, como la agenda, la plataforma donde se llevará a cabo la transmisión y cómo pueden acceder a ella.
- Informa los cambios también a las personas que mostraron interés sin registrarse, e incluso a nuevas audiencias, pues podrían asistir con mayor facilidad a tu evento ahora que es virtual.
- Recuerda tomar en cuenta dentro de la planeación definir los KPIs que medirás para evaluar el éxito de tu evento ya que no serán los mismos de un evento presencial, asimismo anticipa la mejor manera de monitorearlos antes, durante y después del evento.
La adaptación será diferente para cada evento, mientras que para algunos será suficiente contar con la tecnología más básica para un evento virtual, otros requerirán herramientas más sofisticadas y mayores recursos. De cualquier manera, recuerda que seguir adelante con el evento (ahora en formato virtual) en lugar de cancelar te mantendrá cerca de tu audiencia y te permitirá ir adquiriendo experiencia en eventos en línea para aprovechar los beneficios de los eventos híbridos el próximo año. Si la cancelación es el último recurso y es inevitable, recuerda buscar nuevas formas de mantenerte en contacto con tu audiencia y de brindarle el valor que se le daría a través del evento cancelado.
Si en esta transición requieres nuevos invitados para hablar en tu conferencia en línea puedes ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos en la elección del speaker ideal para tu evento.
