A la hora de realizar eventos virtuales es necesario incluir dentro de la planeación mecanismos para asegurarse de que estos serán accesibles para todos los invitados, es decir, que se incluya a aquellos que pudieran llegar a tener alguna discapacidad y se les permita participar del evento en la misma capacidad que cualquier otro invitado a través de servicios o herramientas ideados para este fin.

Sin importar el medio en el que se desarrollen, las experiencias para tus clientes siempre deben estar pensadas para ser inclusivas; la diversidad es una realidad, y por lo tanto debe tomarse en cuenta en la planeación y ejecución tanto de eventos físicos como de eventos virtuales. 

Ya seas nuevo en el mundo de los eventos virtuales o cuentes con experiencia, no está demás repasar algunas buenas prácticas que te ayudarán a preparate para una conferencia virtual, ya sea que tu o alguno de los miembros de tu equipo ocupe el lugar del presentador o del conferencista principal. Para crear la mejor experiencia virtual para los asistentes es importante prepararte desde los aspectos más básicos.

Cuando organizas un evento o una conferencia, la parte central es el contenido de la misma, sin embargo, de poco o de nada servirá tener un excelente contenido y el mejor conferencista, si no hay personas para escucharlo. Por ello debes asegurarte a través de las distintas etapas de planeación de atraer interesados, motivarlos para que se registren y mantenerlos interesados para que finalmente asistan al evento.

Cómo aumentar el número de asistentes a tu conferencia

Checa nuestras lista de recomendaciones para atraer más asistentes a tu conferencia virtual.

Elección del tema

Una vez que hayas elegido el tema central del evento es importante que este sea lo suficientemente amplio para atraer a una gran audiencia, pero también requiere de un enfoque lo suficientemente específico para que los participantes puedan salir del evento con consejos prácticos que puedan implementar de inmediato.

Elección de día y hora

De acuerdo con la plataforma GoToMeeting, los miércoles y los jueves son los días con mayores tasas de asistencia en eventos virtuales, seguidos por el día martes. Los lunes y los viernes suelen ser días más ocupados y en los que pueden surgir más imprevistos del trabajo que pudieran retrasar o impedir la asistencia a tu evento.

Por otra parte, el horario también es un factor importante, especialmente si tienes asistentes en diferentes zonas horarias. Si realizas webinars con frecuencia puedes probar diferentes horarios para identificar cuál es el más efectivo, además siempre puedes preguntar en el formulario de registro o en las encuestas durante y después de la conferencia cuáles son los días y horarios que los asistentes prefieren.

Ofrecer un incentivo

El tema, contenido y speakers serán los principales factores para atraer interesados, pero si ofreces algo especial a quienes no solo se registren, sino que asistan a la conferencia, puedes incrementar tu tasa de asistencia. Descuentos, cupones, regalos o servicios/productos gratis relacionados con tu marca o el tema de la conferencia son un ejemplo de este tipo de incentivos.

Otro factor que suele ser un incentivo son las sesiones de networking. Dadas las limitaciones actuales para eventos sociales muchas personas buscan oportunidades en las cuales puedan crear relaciones de negocios. Lee nuestro artículo con consejos para incluir el networking en tu evento virtual.

Creación de una landing page informativa

Asegúrate de tener información clara y precisa para que los interesados sepan qué esperar del evento. Esta será la página a la que dirijan todas las promociones de la conferencia y a través de la cual las personas pueden realizar su registro. La información más importante que debe incluir:

• Los nombres y descripciones de el/los conferencistas y su relevancia en el tema.
• El tema general y la explicación de lo que tratará así como los temas específicos que se cubrirán. 
• El valor de la conferencia, explícale a las personas qué podrán lograr y obtener después de la conferencia.
• La fecha y hora, incluyendo la zona horaria, de forma que los interesados puedan programarse.
• La plataforma en la que se llevará a cabo.

También incluye información del evento en tu homepage, de esta manera se le da exposición adicional y el respaldo de la marca u organización al evento.

Optimización del contenido de la landing page para buscadores

Dentro del contenido de la landing page, blogposts y cualquier contenido orgánico que se genere en torno al evento incluye las keywords con las que quieres posicionarte en los resultados de búsqueda. No olvides incluir keywords específicas o long tail keywords. Esto ayudará a que las personas interesadas en el tema de la conferencia la encuentren al hacer búsquedas en internet.

Correo de confirmación de registro

Además de agradecer a las personas por su interés y enviar los detalles del evento, es una forma de confirmar que el registro fue exitoso. Te recomendamos agregar dentro del correo electrónico una opción para agregar la conferencia al calendario personal, así las personas pueden hacerlo automáticamente y tener la conferencia presente en su calendario.

Recordatorios por correo electrónico

Es posible que algunas personas olviden que se registraron a tu conferencia o por qué lo hicieron, por lo tanto estos correos servirán para recordarles tanto la fecha como el valor de la conferencia y la razón por la que les interesó inicialmente.

Para dar un valor agregado puedes incluir blog posts, videos o cualquier otro contenido que hayas generado relacionado con el tema de la conferencia y del cual podrán aprender más en ella.

Ten cuidado con la frecuencia con la que envías estos recordatorios, si lo haces muy frecuentemente y no añades valor puede tener un efecto contrario a construir el interés. Una buena idea es enviar el recordatorio una semana antes, un día antes y el día de la conferencia unas horas antes de que inicie.

Promoción el evento

Algunas de las principales formas de promoción de un evento virtual que puedes llevar a cabo:

• Haz uso de tus redes sociales para promover la conferencia entre tu audiencia. 
• Pide a tus conferencistas que promuevan el evento en sus propias redes sociales, ellos tendrán audiencias distintas y es posible que quienes los sigan se interesen también por tu conferencia.
• Crea campañas de anuncios pagados, hacerlo en buscadores y con keywords específicas te ayudará a aumentar el alcance entre personas interesadas en el tema a un costo más bajo. Mientras que las campañas de display te ayudarán a llegar a un mayor volumen de personas.

Hacer alianzas

El principal objetivo de crear alianzas es que te juntes con personas, marcas u organizaciones que puedan ofrecer un plus al contenido de la conferencia, pero al hacerlo puedes beneficiarte también de las audiencias de tus aliados para atraer un mayor número de asistentes. 

Como has podido ver, la parte promocional no es la única que se enfoca en atraer más asistentes. En cada paso de la planeación y en cada decisión que tomes, además de considerar cuestiones como el presupuesto por ejemplo, pregúntate qué opción te ayudaría a obtener un mayor número de registros o a mantener el interés entre los asistentes.

Los últimos meses nos han obligado a tomar un sinfín de decisiones de último minuto, entre ellas muchas compañías han necesitado cancelar eventos en puerta o moverlos a plataformas virtuales. Aunque esto puede sonar muy complicado, será menos difícil si estás informado y tienes una noción inicial de cómo hacerlo.

El hecho de que hoy en día las reuniones en persona se vean limitadas a causa de la pandemia no significa que las relaciones de negocios se encuentren en pausa, simplemente las circunstancias nos han forzado a buscar la manera de iniciar y mantener estas relaciones efectivamente en un entorno virtual.

Así como los eventos corporativos, conferencias y congresos se han realizado exitosamente en línea, es posible continuar con las sesiones de networking a través de internet, especialmente gracias a que las plataformas en las que se llevan a cabo continúan mejorando para ofrecer experiencias tan buenas como las que se pueden tener en un evento presencial.

Realizar un evento virtual no es cualquier cosa, aunque algunos aspectos de organización y logística pueden ser más sencillos que en un evento presencial, mantener la atención de las personas a través de la pantalla puede ser un reto. Aunque contratar conferencistas famosos ayuda, no es garantía y es necesario buscar formas dinámicas de capturar la atención de la audiencia.

Las actividades relacionadas a un evento continúan incluso cuando el evento ha finalizado para los asistentes. Para los organizadores es el momento de reunir retroalimentación, analizar resultados e identificar aprendizajes, por lo que las actividades post-evento deberían incluirse dentro de la planeación del mismo, de manera que estén contempladas dentro de la agenda antes del esperado momento de relajación.

Un congreso, una conferencia, una exposición, o cualquier otro tipo de evento, representa una oportunidad para las empresas para crear nuevas y valiosas conexiones que les ayuden a crecer, de alguna manera, tanto los organizadores como los patrocinadores y los asistentes se benefician de su presencia en un evento.

Con la limitaciones existentes a causa del COVID-19 para asistir no solamente a eventos masivos, sino incluso para visitar establecimientos comerciales, así como los riesgos que conlleva la realización de reuniones internas o visitas a clientes y proveedores en algunos casos, las plataformas para reuniones virtuales han resultado de gran ayuda para que las empresas puedan continuar con sus labores de comunicación tanto con sus colaboradores internos y externos como con sus clientes.