Sin importar el medio en el que se desarrollen, las experiencias para tus clientes siempre deben estar pensadas para ser inclusivas; la diversidad es una realidad, y por lo tanto debe tomarse en cuenta en la planeación y ejecución tanto de eventos físicos como de eventos virtuales.
Un evento virtual accesible exitoso debe ser una experiencia satisfactoria, acogedora y enriquecedora tanto para las personas que tienen alguna discapacidad como para quienes no. Las siguientes recomendaciones pueden servir como una pequeña guía para saber por dónde iniciar en la planeación de eventos virtuales más inclusivos, sobre todo en estos tiempos en donde su papel ha pasado de ser secundario a formar parte de la vida cotidiana tanto en el ámbito profesional como en el personal.
Promoción
A la hora de la promoción y la comunicación de tu evento será necesario tener identificados cuáles canales de comunicación planean utilizarse (por ejemplo, redes sociales o correo electrónico), y qué tipo de funciones de accesibilidad están presentes en cada uno de ellos para así asegurar una experiencia inclusiva para los participantes.
En cuanto al contenido del mensaje, es recomendable utilizar lenguaje inclusivo en cualquier comunicación y evitar términos anticuados u ofensivos, así como implementar una combinación de formatos (audio, texto, imágenes, video) en lugar de limitarse sólo a uno. De esta forma, si hay alguna persona que tenga problemas auditivos o sea ciega o débil visual no estará impedida de conocer la información transmitida en el correo, publicación de redes sociales o mensaje.
El uso del texto alternativo (también conocido como alt text) es una forma sencilla de agregar contexto a imágenes y publicaciones, y muchas plataformas de comunicación ofrecen ya funcionalidades para su implementación. Así mismo, el uso de descripciones auditivas y subtítulos también es crucial y también es posible generarlos automáticamente utilizando alguna plataforma.
Registro
Aunque para algunos pueda parecerlo, la realidad es que no es difícil encontrar herramientas de software que cuenten con funciones de accesibilidad. La plataforma que se utilizará para gestionar el evento virtual es claramente la herramienta más importante, por lo que su elección debe hacerse de forma informada y se debe estar familiarizado con su funcionamiento antes de hacer promoción o abrir el registro del evento. Una vez que las labores de promoción den comienzo, que los asistentes conozcan de antemano en qué plataforma se llevará a cabo el evento también es aconsejable para que así ellos también puedan familiarizarse con ella.
Previo a la ejecución de un evento virtual es conveniente pedir a los invitados que comuniquen si tienen alguna petición o requisito de accesibilidad, pues así tendrás una mejor idea de qué necesitarás implementar y sobre todo lo sabrás con suficiente antelación para poder cumplir con ello. Algunos ejemplos de solicitudes de accesibilidad pueden ser el uso de subtítulos (en vivo y regulares), contar con un intérprete para lenguaje de señas, descripciones de audio, entre otras.
Presentación
Una buena práctica para organizar eventos virtuales accesibles es hacer del conocimiento de los invitados con anticipación si el evento virtual incluirá algún elemento multimedia (luces, sonidos) que puede llegar a ser problemático para asistentes sensibles. Poner a disposición el contenido o material por adelantado para quien lo necesite es una forma de encontrar posibles fallos de accesibilidad y corregirlos antes de la presentación.
El uso oportuno de colores, fuentes y otros elementos de formato/estilo en el contenido de una presentación debe estar perfectamente planeado para lograr un evento virtual accesible. Un correcto contraste de colores, uso de fuentes de tamaño adecuado y estilos sencillos de leer son detalles que pueden parecer poco importantes, pero que marcan una gran diferencia en accesibilidad e inclusión.
Así como mencionamos en la sección de registro, se debe elegir cuidadosamente una plataforma con funciones de accesibilidad para tu evento virtual, que sea sencilla de utilizar tanto para el organizador como para los asistentes, y que permita que haya una comunicación e interacción adecuadas entre los mismos.
Los eventos virtuales accesibles, aunque pueden crear nuevos retos, no tienen por qué ser complicados de implementar. Todas las personas involucradas en su planeación y ejecución deben recibir el entrenamiento y sensibilización adecuados, así como contar con suficiente tiempo para familiarizarse con cualquier proceso o herramienta que será requerido para llevar a cabo el evento y desempeñar su papel.
A medida que continuamos empleando herramientas digitales para conectar con nuestros clientes, empleados, colaboradores y con cualquier audiencia, es importante (y francamente, una obligación) asegurarnos de que estas interacciones sean inclusivas y accesibles para todos.
