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La realidad es que como planeadores de eventos estamos en una posición importante para abordar los retos de sostenibilidad que enfrenta el planeta, por lo que los esfuerzos para seguir desarrollando eventos sostenibles no se pueden dejar de lado y deben seguir tomándose en cuenta a la par de la implementación de nuevas medidas que nos permitan volver a retomar los eventos presenciales en niveles pre pandémicos.

A pesar de que la reducción de costos es sin duda uno de los factores más cruciales (lo cual es cierto no sólo para la industria de los eventos, sino para cualquier negocio), no podemos cegarnos a la realidad de que existe la posibilidad de que las decisiones que ayudan a alcanzar este objetivo pueden hacerlo a costa de un mayor perjuicio para el planeta, por lo que la responsabilidad está en lograr un equilibrio entre ambas metas. Para hacerlo, aquí te presentamos algunas estrategias que pueden implementarse para lograr eventos sostenibles que al mismo tiempo ayuden a reducir costos:

Educación

La educación en cuanto al tema de la sostenibilidad es clave para una implementación exitosa. Esto incluye la concientización y la búsqueda de incentivos para todos los involucrados.

• Asistentes: comunica efectivamente al público las medidas que estás tomando en tu evento sostenible y cómo pueden involucrarse y ayudar.
• Staff: asegúrate de que el equipo conoce y entiende los protocolos para que todo pueda salir sin problemas.
• Proveedores: todos tus proveedores (venue, equipo técnico, talento, hasta patrocinadores) deben saber cuáles son los beneficios que pueden conseguir al formar parte y apoyar un evento sostenible, así te será más fácil convencerlos de su colaboración.

Alimentos

El aspecto de la comida y bebida de un evento puede llegar a ser una parte considerable cuando se trata del impacto ambiental del mismo. 

• Elige opciones locales y sostenibles para ahorrar costos en transporte y manejo y también encontrar mejores precios
• Reduce el desperdicio de comida optando por platillos en lugar de buffets (lo cual también te ayudará en tiempos de COVID), haciendo un plan específico sobre el número de asistentes y sobre cualquier posible requerimiento especial en sus dietas, para evitar hacer pedidos de más.
• Elimina o reduce el uso de vasos y platos desechables, agua embotellada y condimentos individuales.

Adopta lo digital

Migrar a opciones digitales en lugar de material impreso no sólo es bueno para el medio ambiente, también lo será para tu cartera y para la experiencia de usuario de los asistentes.

• Utiliza una app para tu evento en donde incluyas información importante, la programación y también puedas enviar notificaciones con avisos.
• La señalización impresa puede sustituirse por pizarras con marcadores o gis, pantallas o tablets o, si la inversión resulta demasiado costosa, entonces puede minimizarse su uso creando señalizaciones genéricas que puedan reutilizarse más de una vez para distintos eventos.
• Digitaliza el proceso de compra de pases y el registro de los asistentes, así como esfuerzos de marketing para RSVP y promoción del evento.

Transporte

Los viajes y el transporte de los asistentes es el área en donde las emisiones y el impacto negativo se disparan. 

• Elige una ubicación céntrica para evitar largos traslados y que permita el uso de medios de transporte públicos o incluso poder llegar a pie.
• Elige un venue que lo tenga todo; por ejemplo, un hotel cerca del aeropuerto que tenga servicio de catering y espacio para conferencias.
• Ofrece opción de traslado del hotel al lugar del evento (shuttle).
• Aprovecha los eventos híbridos y permite que los asistentes puedan participar del evento de manera virtual.
• Elige talento local o que se encuentre cerca de la ubicación del evento. En Smart Speakers tenemos un extenso catálogo de conferencistas de distintas áreas de donde elegir.

Logística de desechos

• Deberás tener un plan de reciclaje y manejo de desperdicios; puedes apoyarte en tus proveedores para ello.
• Establece qué se hará con la comida que sobra. Pueden donarla a un albergue, casa hogar, banco de comida, distribuirla entre el staff o cualquier otra alternativa que te permita asegurarte de que no terminará en la basura.
• Todo lo que tenga una alternativa que se pueda reusar múltiples veces tiene prioridad ante las opciones desechables. Decoración, mobiliario, señalización, materiales informativos de marketing, utensilios, etc.

Logística para tus asistentes

Si quieres que tus asistentes contribuyan a tus esfuerzos para cuidar el medio ambiente y promover la sostenibilidad, pónselos fácil.

• Establece zonas de reciclaje en múltiples áreas y con fácil acceso.
• No asumas que la gente está al tanto de lo que debe hacer. Incluye instrucciones y señalización claras para ayudarles y evitar la confusión.
• Ofrece incentivos para quienes participan en prácticas verdes.
• El material promocional como plumas, agendas, termos, camisetas y demás puede ser inútil y contaminante. Elige opciones que brinden verdadero valor a tus asistentes y que no terminarán en la basura.
• Incentiva a que los asistentes puedan donar o dar una aportación para contrarrestar las emisiones de carbono generadas por el evento y por ellos mismos (esto es más fácil si tú pones el ejemplo).

Como puedes observar, los esfuerzos para crear eventos sostenibles y minimizar los impactos negativos en los recursos del planeta y en el medio ambiente, también pueden traducirse en beneficios para tu negocio y para tus asistentes y finalmente desembocar en un ahorro en costos.

Esta lista de ideas para generar eventos sostenibles y verdes puede sentirse como un punto más que agregar a la infinita lista de tareas de las que ocuparse al momento de planear un evento; por ello, en Smart Speakers podemos ayudarte con la contratación del talento y la logística de sus presentaciones en tu evento, para que tú te ocupes de crear tu evento sostenible mientras nosotros nos ocupamos de que tu conferencia o presentación tenga lo necesario para ser un éxito entre los asistentes.