Cuando organizas una conferencia, independientemente de sus objetivos, del tipo de evento y del formato en que la realices, deberás medir determinados indicadores para determinar su grado de éxito, y reconocer áreas de oportunidad y fortalezas para mejorar los eventos próximos.
Para realizar una medición exitosa, es importante que en la fase de planeación se reúnan las áreas de la empresa involucradas para determinar sus objetivos y las métricas de interés para cada una y monitorearlas antes, durante y después de la conferencia. Estas métricas varían dependiendo principalmente de los objetivos y del formato del evento.
En este artículo nos enfocaremos en las métricas más generales que pueden medirse en una conferencia en línea. Muchas plataformas para realizar eventos virtuales te dan acceso a estos datos en mayor o menor detalle, por lo que al elegir la plataforma debes analizar las funciones de medición y generación de reportes que tiene. Entre las ventajas de las conferencias virtuales se encuentra precisamente el hecho de poder medir de manera automatizada y mucho más sencilla un mayor número de variables que en los eventos presenciales, por lo que te recomendamos que lo aproveches al máximo.
Métricas para medir el éxito de tu conferencia online
Registros
El número de personas que se registraron a la conferencia.
Junto con los registros puedes recolectar información como datos demográficos que te permita conocer las características de la audiencia interesada en el evento.
Asistentes
El número de personas que entraron a la conferencia en línea.
Es genial que haya un gran número de registros, pero a final de cuentas lo importante es que las personas participen en el evento. Esto te puede ayudar a evaluar los esfuerzos de promoción y su efectividad para mantener interesadas a las personas que se registraron.
No olvides revisar también sus demográficos en caso de que sea necesario refinar los perfiles que identificaste en los registros.
Retención de asistentes
El número o porcentaje de asistentes que hubo al final de la conferencia comparado con los asistentes que ingresaron a ella.
Saber cuántas personas se quedaron a lo largo del evento es una forma de evaluar el contenido de la presentación y su efectividad para mantener la atención de los asistentes.
Asistentes nuevos y recurrentes
Porcentaje de asistentes nuevos y porcentaje de asistentes que han participado en eventos anteriores.
Identificar a los asistentes de eventos anteriores que han regresado y a los nuevos asistentes te permitirá conocer mejor de dónde vienen y te dará una idea de cómo administrar mejor los recursos de promoción.
Engagement/Participación durante el evento
La participación de los asistentes durante la conferencia en línea es una forma de validar su interés y su atención y puedes verlo reflejado en las preguntas y los comentarios que realizan el chat, así como mediante la aplicación de encuestas en vivo durante el evento. Estas encuestas se enfocan en el contenido de la presentación permitiendo hacerla más dinámica.
Encuesta de satisfacción
Al finalizar la conferencia puedes aplicar encuestas con preguntas específicas sobre la logística y el contenido que te permitan conocer la opinión de las personas y su grado de satisfacción. Es recomendable hacerlo con escalas numéricas aunque puedes incluir un par de preguntas abiertas si lo deseas.
Tráfico al sitio web o landing page del evento
Es altamente probable y recomendable que tengas una landing page sobre la conferencia con toda su información, de forma que los esfuerzos de promoción se centralicen en el mismo objetivo. Por lo tanto, monitorear el tráfico antes, durante y después del evento, así como las fuentes de tráfico, te puede permitir evaluar la efectividad de todas las actividades a lo largo del evento (incluso antes de que empiece).
Conversiones y leads recibidos en el sitio
Dependiendo de la plataforma de medición que utilices, como Google Analytics, puedes medir determinadas acciones que los usuarios hagan en tu sitio, desde hacer clic en un link específico hasta llenar el formulario de registro.
Esto te permite saber cuál es el comportamiento del tráfico que estás llevando al sitio relacionado con el evento virtual.
Leads calificados y Ventas cerradas
Para las conferencias que tienen el propósito de generar leads potenciales, será útil medir la cantidad de leads realmente interesados en realizar una compra, así como el total de ventas cerradas, que son resultado del evento virtual.
Tasa de apertura y Tasa de clics en Emails
Si utilizas campañas de mailing para enviar invitaciones y promocionar la conferencia, así como enviar información a quienes se han registrado, no olvides monitorear la tasa de videos que los usuarios abren, así como la tasa de clics que reciben en los links u otros elementos que incluyas. Con ello puedes evaluar la efectividad del título y del texto de cada correo.
Engagement y Menciones en Redes Sociales
Cada actividad que realizas en redes sociales debe ser monitoreada, de forma específica aquello relacionado con tu evento línea, desde las reacciones a las publicaciones que realizas hasta las menciones que otras personas hacen del evento o de tu marca. Al igual que lo mencionamos en puntos anteriores, esto debería monitorearse antes, durante y después del evento.
ROI
Obviamente, si uno de los objetivos de tu conferencia virtual es generar ingresos deberás medir el retorno sobre la inversión
Recuerda que estas son algunas de las métricas más generales a través de las cuales puedes evaluar el éxito de tu evento, por supuesto que puedes elegir las que más te hagan sentido y agregar otras métricas de acuerdo a tus objetivos, lo importante es que no olvides mantenerlas monitoreadas.
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