Para quienes aún no terminan de familiarizarse con la tecnología la organización de una conferencia en línea puede parecer complicada y abrumadora. Afortunadamente, hoy en día existen un sinfín de herramientas y plataformas, desde las más básicas y económicas hasta las más sofisticadas y costosas, que te permiten mantener tu presencia en línea independientemente de tu presupuesto y de tus conocimientos en temas de programación.
Por otra parte, debes tener claro que la tecnología necesaria para llevar a cabo una conferencia virtual va más allá de la plataforma de videoconferencia que conecta a los ponentes con los asistentes. Aquí podrás encontrar una lista de los principales elementos tecnológicos que requieres para realizar una conferencia en línea con el mayor de los éxitos.
La tecnología que necesitas para una conferencia en línea exitosa
Sitio web o página web del evento
Este es uno de los elementos más indispensables pues es donde puedes poner al alcance de todo el mundo la información detallada de tu conferencia y, por lo tanto, el destino en el que se concentrarán las actividades promocionales.
Si no cuentas con un desarrollador ni presupuesto para contratarlo, hay muchas plataformas que te permiten crear un sitio web de forma sencilla y gratuita.
Registro de asistentes
Esta es también una parte fundamental pues es la herramienta a través de la cual recopilas la información de los interesados (como sus datos personales y correo electrónico) de manera que puedas mantenerlos informados sobre el evento, enviarles el acceso a él, y además te permitirá crear una base de datos que puede ser valiosa para la generación de clientes prospectos de tu empresa.
Puedes implementar un formulario de registro directamente en tu sitio web, o bien, aprovechar la página de registro que algunas plataformas de videoconferencias incluyen.
Plataforma para la transmisión de la videoconferencia
La parte que hará posible la realización de tu conferencia en línea conectando a los asistentes con los ponentes desde el lugar en el que se encuentres.
Existen un sinnúmero de plataformas para llevar a cabo eventos virtuales, desde Facebook Live hasta Zoom (por mencionar algunas de las más conocidas). Elegir la más adecuada para tu evento dependerá de las funciones que necesites, por ejemplo, algunas incluyen la posibilidad de personalizar la transmisión con el branding de tu empresa/evento, página de registro, agenda (si se trata de múltiples sesiones al mismo tiempo), chat y encuestas en vivo, salas para interactuar dentro del mismo evento, reportes con las métricas de la conferencia, entre muchas otras características.
Lo mejor es que puedes encontrar plataformas gratuitas que, aunque tienen funciones más limitadas, te pueden ayudar a experimentar en tu primer evento.
Redes sociales
Las redes sociales son un gran aliado para promocionar cualquier evento, mantenerte en contacto con los asistentes y hacerles llegar actualizaciones que los mantengan informados e interesados, y monitorear lo que se habla sobre el evento antes, durante e incluso después de su realización. Es probable que ya cuentes con un equipo o una agencia que te brinde el servicio de manejo de redes sociales y hacer uso de ellas para las actividades que te comentamos seguramente le dará un plus a la organización de tu conferencia en línea.
Herramientas de mailing y mensajería instantánea
El correo electrónico es uno de los principales medios a través de los cuales puedes comunicarte de manera personal con las personas que se registrenl, ya sea para hacerles llegar información nueva o simplemente recordatorios del evento, así como su acceso al mismo.
También serán útiles para enviar invitaciones personalizadas a los miembros de tus bases de datos que pudieran estar interesados en asistir a la conferencia que organizas.
Existen herramientas de mailing gratuitas que te permiten enviar, e incluso automatizar el envío, de correos de forma masiva. De forma similar puedes hacer uso de herramientas de mensajería instantánea como Whatsapp.
Plataformas de anuncios en línea
Entre las más conocidas se encuentran Google Ads y Facebook Ads, hacer uso de ellas para promoción y llegar a nuevas personas que pudieran estar interesadas te permitirá ampliar el alcance de tu evento. Su uso es gratuito, por lo que únicamente requieres del presupuesto a invertir directamente en ads (a menos que prefieras contratar a un experto o una agencia que lleve a cabo las campañas de anuncios en línea).
Esta también es una actividad que puedes llevar a cabo personalmente si sabes cómo utilizar las plataformas de ads o tienes tiempo suficiente para aprender a través de tutoriales, todas las plataformas cuentan con recursos para educar y ayudar a los nuevos anunciantes en la creación de sus campañas.
Apps para eventos
Especialmente útiles para eventos que incluyen varias sesiones y eventos híbridos. Existen aplicaciones móviles que te permitirán brindar información de manera conveniente a tus asistentes y a ellos les facilitará encontrar la información que les interesa en cuestión de segundos.
Una app puede guardar la agenda completa del evento con la información detallada de cada sesión (cómo la biografía del ponente y la ubicación física o el link de la transmisión), también puede contener foros, chats grupales, funciones como encuestas y votaciones en vivo, e incluso puede funcionar como una red social privada en la que los asistentes comparten fotos y comentarios e interactúan entre ellos facilitando el networking.
Todo esto no solamente ofrece conveniencia para los usuarios, también te permitirá monitorear las interacción y obtener información valiosa para evaluar el éxito de tu evento.
Existen muchas aplicaciones de este tipo y las características, así como los costos, variarán de una a otra, algunas incluso puedes personalizarlas e incluir el branding de tu evento.
Encuestas
Una vez terminada la conferencia será de gran valor conocer la opinión de los asistentes y obtener su retroalimentación, para lo cual puedes utilizar una herramienta de encuestas con las preguntas de tu interés y hacerles llegar el link para que respondan tu encuesta. Adicionalmente, algunas de estas herramientas te permiten visualizar la información obtenida de forma sencilla a través de sus reportes.
Si bien son varios los elementos tecnológicos a tener en cuenta (más allá de la conexión a internet y la cámara de video del ponente), como puedes darte cuenta cada uno de ellos tiene opciones económicas (o gratuitas) y sencillas de usar que te permitirán realizar un evento más profesional y con un gran potencial de éxito sin tener que tirar la casa por la ventana.
Mientras tú te ocupas de la organización y promoción de tu evento, en Smart Speakers te ayudamos en la selección y contratación de los mejores conferencistas. Contáctanos y te asesoraremos para que cuentes con los ponentes ideales para tu evento.
