Con las medidas recientes de distanciamiento social y la limitación del contacto cara a cara, hay quienes piensan que ofrecer experiencias ya no es relevante ni posible. Sin embargo, las experiencias no han muerto, ni lo harán, por el simple hecho de que las personas somos seres sociales y las necesitamos. Seguimos viviendo y buscando experiencias, con la diferencia de que ahora lo hacemos desde casa y son experiencias digitales más que físicas.
Como organizador de un evento empresarial o de una conferencia, no solamente ofreces información, capacitación, educación o entretenimiento, sino experiencias, las cuales continúan siendo importantes y efectivas incluso en los eventos y las conferencias de formato virtual.
Como crear un experiencia virtual
Las conferencias virtuales tienen el potencial de incrementar considerablemente el alcance en comparación con los eventos presenciales. Por lo tanto, es más importante que nunca crear experiencias valiosas para generar engagement con estas grandes audiencias e iniciar relaciones a largo plazo.
Conocer a tu audiencia
Para lograr ofrecer una experiencia de valor es indispensable conocer a la audiencia, ya sean los miembros de la empresa, clientes potenciales o un público general. Esto va más allá de la definición de los objetivos de tu conferencia y lo que tú quieres aportar, e implica tomar en cuenta quién es tu audiencia, qué espera de tu evento y por qué le interesa asistir a él. Hacerlo permitirá brindar una experiencia personalizada para el perfil general de los asistentes.
Hacer la experiencia personal
Buscar crear experiencias personales mediante el uso de historias y el manejo de emociones como el humor, la diversión, la intriga y la sorpresa es útil para mantener a la audiencia interesada y para generar impacto, de forma que una interacción trivial se convierta en un acercamiento interesante y una experiencia memorable.
Elegir al conferencista adecuado
Si estás organizando el evento pero tienes pensado contratar a un conferencista, es ideal que sea una persona flexible a la que puedas comunicarle tus inquietudes, que tome en cuenta el perfil de tu audiencia y lo que deseas transmitirle. Otras características valiosas de un conferencista, tanto presencial como virtual, para brindar una buena experiencia es que sea alguien sobresaliente con una conferencia dinámica y atractiva, y que esté disponible para interactuar con la audiencia luego de la conferencia. Aquí puedes encontrar más recomendaciones para elegir al conferencista ideal para tu evento.
La plataforma y el escenario son parte de la experiencia
Si bien no existe un lugar físico para reunir a los asistentes, existe una plataforma virtual, la cual debe brindar una experiencia intuitiva y amigable. Debes tomar en cuenta que muchas personas no están familiarizadas con las conferencias en línea y, aunque lo estén, es mejor tener un proceso claro, limpio y amigable para ingresar y participar en la conferencia, especialmente si habrá oportunidad para que los asistentes interactúen y participen durante el evento. La tecnología debe evitar la frustración, ser fácil de usar y poder utilizarse desde cualquier dispositivo.
Por otra parte, aunque no existe un escenario físico, el material de la presentación, el presentador y el conferencista detrás de las cámaras y sus propios ambientes forman parte de la experiencia virtual y por ello debe organizarse cuidadosamente cada aspecto que esté al alcance de los sentidos de los participantes, partiendo desde el equipo básico como la cámara, la iluminación y el micrófono. Aquí encontrarás más información sobre los pasos básicos para planear una conferencia en línea que impactarán en la experiencia de los participantes.
Permitir e incentivar la interacción y el networking
Una de las características que parecieran ser exclusivas de los eventos presenciales es el contacto humano. Si bien, la interacción es virtual, existen plataformas que permiten conservar el contacto cara a cara en el recibimiento, la presentación, la sesión de preguntas y respuestas, entre otras muchas posibilidades menos explotadas como el networking.
El networking es también parte de la experiencia de los eventos presenciales que puede retomarse en una conferencia virtual con el uso de la plataforma adecuada. Por ejemplo, Zoom tiene la función de breakout rooms que te permite abrir varias salas y crear distintos escenarios y ambientes para que los asistentes interactúen entre ellos o con el conferencista.
Otras experiencias complementarias
Otra posibilidad es crear experiencias adicionales a la conferencia principal enfocadas a entretener o a consentir a los asistentes, por ejemplo, la presentación de músicos o comediantes o breves sesiones con ejercicios de meditación.
Si cuentas con patrocinadores también puedes organizar actividades o dinámicas especiales que les den mayor visibilidad mientras le brindas experiencias de valor a tu audiencia.
Por otra parte, si quieres ir más allá y existe la posibilidad, considera incluir tecnología más avanzada como la tercera dimensión o la realidad virtual dentro de tu evento. Dependiendo del tema y del contenido a cubrir esto puede mejorar rápidamente la experiencia de los usuarios.
Una vez que tienes todo planeado y ha llegado la hora de realizar la conferencia en línea, es recomendable que ayudes a la audiencia a mantener la atención. Toma en cuenta que cada persona está rodeada de distracciones de su la pantalla, por lo que no está de más recordarles lo fácil que es distraerse en medio de la presentación.
Estas son solamente algunas ideas que te pueden ayudar a crear una experiencia de valor para tu audiencia, sin embargo, si está en tu posibilidad, te recomendamos acercarte con otros empresarios con experiencia en la realización de conferencias virtuales o con expertos en la organización de este tipo de eventos para que obtengas más ideas sobre cosas que sí funcionan y cosas que no.
En Smart Speakers podemos ayudarte con la contratación de un conferencista que ofrezca una experiencia memorable a tu audiencia, contáctanos y obtén más información sobre nuestras conferencias virtuales.
