Las limitaciones para eventos presenciales a causa del COVID-19 han generado un cambio en la forma en la que éstos se organizan, además de acelerar la adopción de los eventos virtuales; esto ha dado pie a que las plataformas de streaming y las empresas audiovisuales se hayan convertido en los proveedores principales para quienes planean llevar a cabo un evento en estos meses.

Más allá de los obstáculos que ha representado convertir eventos presenciales en eventos virtuales durante los últimos meses, existe una ventaja de la cual muchas empresas se han beneficiado: los eventos virtuales pueden alcanzar una mayor tasa de asistencia que los eventos presenciales.

En muchos casos, para los organizadores de conferencias (independientemente del tipo de evento, sus objetivos y su formato) los patrocinadores son una parte fundamental. En tiempos de conferencias en línea la participación de los patrocinadores puede parecer un reto complejo para quienes aún no están familiarizados con el entorno digital pero con un poco de creatividad y con las plataformas adecuadas, será fácil conectar a tus patrocinadores con la audiencia virtual de tu conferencia; simplemente piensa que cualquier lugar de la pantalla que los asistentes observen es una oportunidad para darle exposición a tus patrocinadores.

A causa del COVID-19 todavía no es posible realizar conferencias presenciales de manera normal, sin embargo, tienes la opción de llevarlas a cabo de manera virtual en lugar de cancelarlas definitivamente o posponerlas indefinidamente. Aún es incierto cuándo podremos regresar a los eventos presenciales sin riesgos, pero afortunadamente los eventos virtuales brindan grandes ventajas como una organización rápida y de bajo costo, por lo que incluso si tu evento se encuentra muy cerca aún puedes llevarlo a cabo en la misma fecha pero de manera virtual.

Anteriormente discutimos las ventajas de convertir tu evento presencial en virtual en lugar de cancelarlo, también hemos hablado del proceso para organizar un evento virtual, por lo que hoy nos enfocaremos únicamente en algunos detalles que debes tomar en cuenta al hacer la transición de presencial a virtual, especialmente si tu evento ya ha sido promocionado y cuenta con personas registradas.

• De ser posible conserva las fechas que ya tenías programadas. Es posible que quienes ya se hayan registrado aún tengan esos días reservados, mientras que otros interesados pueden estar esperando noticias del evento virtual en las mismas fechas.
• Si el evento tuvo/tiene costo, considera realizar reembolsos parciales y disminuir los precios, esta es una forma de beneficiar a los asistentes y de atraer una mayor audiencia. También es una oportunidad para enfocarte en https://www.smartspeakersweb.com/item/391-las-conferencias-virtuales-incrementan-el-alcance-de-tu-evento">atraer mayor volumen de asistentes.
• No canceles patrocinadores, busca formas creativas de darles exposición antes, durante y después del evento virtual y revisa con ellos la nueva propuesta.
• Para muchos asistentes, el networking durante un evento es un valioso atributo, por lo que tampoco debes renunciar a él. Busca las mejores herramientas tecnológicas para trasladar el networking al entorno virtual e infórmalo dentro de tus esfuerzos de comunicación y promoción.
• Tan pronto hayas definido la nueva dinámica del evento en línea, ponte en contacto con las personas registradas para informarles del cambio y los nuevos detalles, como la agenda, la plataforma donde se llevará a cabo la transmisión y cómo pueden acceder a ella.
• Informa los cambios también a las personas que mostraron interés sin registrarse, e incluso a nuevas audiencias, pues podrían asistir con mayor facilidad a tu evento ahora que es virtual.
• Recuerda tomar en cuenta dentro de la planeación definir los KPIs que medirás para evaluar el éxito de tu evento ya que no serán los mismos de un evento presencial, asimismo anticipa la mejor manera de monitorearlos antes, durante y después del evento.

La adaptación será diferente para cada evento, mientras que para algunos será suficiente contar con la tecnología más básica para un evento virtual, otros requerirán herramientas más sofisticadas y mayores recursos. De cualquier manera, recuerda que seguir adelante con el evento (ahora en formato virtual) en lugar de cancelar te mantendrá cerca de tu audiencia y te permitirá ir adquiriendo experiencia en eventos en línea para aprovechar los beneficios de los eventos híbridos el próximo año. Si la cancelación es el último recurso y es inevitable, recuerda buscar nuevas formas de mantenerte en contacto con tu audiencia y de brindarle el valor que se le daría a través del evento cancelado.

Si en esta transición requieres nuevos invitados para hablar en tu conferencia en línea puedes ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos en la elección del speaker ideal para tu evento.

La modalidad virtual de los eventos hace posible que contratar a un conferencista sea más sencillo, pues es posible que tengan mayor disponibilidad en su agenda al poder participar en varias sesiones en un mismo día sin perder tiempo ni recursos adicionales en viajar o transportarse a los sitios de los eventos. Asimismo, los eventos virtuales ofrecen la oportunidad de pregrabar las sesiones, lo cual te puede ayudar a garantizar la calidad de la transmisión y minimizar los imprevistos para un evento exitoso.

Para quienes aún no terminan de familiarizarse con la tecnología la organización de una conferencia en línea puede parecer complicada y abrumadora. Afortunadamente, hoy en día existen un sinfín de herramientas y plataformas, desde las más básicas y económicas hasta las más sofisticadas y costosas, que te permiten mantener tu presencia en línea independientemente de tu presupuesto y de tus conocimientos en temas de programación.

Cuando organizas una conferencia, independientemente de sus objetivos, del tipo de evento y del formato en que la realices, deberás medir determinados indicadores para determinar su grado de éxito, y reconocer áreas de oportunidad y fortalezas para mejorar los eventos próximos.

Una de las partes de gran importancia en la organización de eventos, ya sea presenciales o virtuales, es la de la promoción. Contar con la estrategia adecuada para dar a conocer tu evento empresarial, atraer audiencias y generar registros es una pieza clave para su éxito.

A causa del distanciamiento social, la cultura laboral ha sufrido cambios inevitables e inesperados dentro de un gran número de empresas. En algunos casos con equipos completos trabajando desde casa, y en otros casos con empleados remotos incluso en otros lugares del mundo, supervisar el trabajo y manejar las relaciones con los empleados se vuelve más complicado, especialmente para quienes están acostumbrados al trabajo completamente presencial y no tienen experiencia previa en la coordinación de colaboradores remotos.

Con las medidas recientes de distanciamiento social y la limitación del contacto cara a cara, hay quienes piensan que ofrecer experiencias ya no es relevante ni posible. Sin embargo, las experiencias no han muerto, ni lo harán, por el simple hecho de que las personas somos seres sociales y las necesitamos. Seguimos viviendo y buscando experiencias, con la diferencia de que ahora lo hacemos desde casa y son experiencias digitales más que físicas.

Como organizador de un evento empresarial o de una conferencia, no solamente ofreces información, capacitación, educación o entretenimiento, sino experiencias, las cuales continúan siendo importantes y efectivas incluso en los eventos y las conferencias de formato virtual.